11 cách sử dụng AI trong kế toán | Các công cụ được đề xuất cho AI tổng hợp, nhập nhật ký tự động và OCR (phiên bản 2026)

Việc ghi nhật ký tiếp tục đến tận đêm khuya và hàng chồng biên lai chồng chất vào cuối tháng. Việc sử dụng AI trong kế toán đang cắt giảm chính quy trình “thủ công” này. Kể từ năm 2026, chúng ta đã bước vào giai đoạn mà AI có thể vượt ra ngoài dữ liệu giấy tờ và đề xuất các mục nhật ký, dự đoán dòng tiền và tạo báo cáo quản lý trong vòng vài phút.

Những điểm chính của bài viết này Khi sử dụng AI trong kế toán, bạn có thể tổ chức nó thành bốn lớp: "AI-OCR, nhập nhật ký tự động, tạo AI và AI agent" để tránh nhầm lẫn. Các lĩnh vực hiệu quả nhất là xử lý hóa đơn và thanh toán chi phí. Có một ví dụ về việc giảm 75% số giờ đầu vào/xác nhận để thanh toán chi phí.ChatGPT/Gemini là AI thế hệ chính thống. Chìa khóa thành công là ba điểm: thiết kế nhanh chóng, xác nhận cuối cùng của con người và sử dụng công cụ hợp lý. Vì vẫn còn ảo giác (câu trả lời sai) nên người ta cho rằng việc xác nhận cuối cùng về các số liệu và nhật ký là do con người thực hiện.

Hộp thông tin Ban biên tập

Miễn phí (Cấp miễn phí ChatGPT/Gemini) ~ Hàng chục nghìn yên Nhật mỗi tháng (Kế toán SaaS+AI-OCR)

Thế hệ AI có gói miễn phí. Nhiều công cụ kế toán cung cấp bản dùng thử.

AI kế toán nội địa (freee/TOKIUM/Bakuraku) hoàn toàn tương thích. Thế hệ AI cũng ở mức độ thực tế

ChatGPT, Gemini và Claude cung cấp API trả tiền theo mức sử dụng. Kế toán SaaS cũng có tích hợp API

Đám mây kế toán thường được chứng nhận ISO27001/nhãn hiệu riêng tư (xác nhận chính thức của mỗi công ty)

Có sẵn để sử dụng kinh doanh. Tuy nhiên, phạm vi đầu vào của dữ liệu mật phải được thiết kế theo quy định nội bộ.

Ví dụ về giảm 75% số giờ đầu vào/xác nhận để thanh toán chi phí và giảm 50% số ngày đóng sổ hàng tháng (có nguồn)

Đầu ra AI yêu cầu xác nhận cuối cùng của con người. Các mục nhật ký và số liệu được kiểm tra hai lần.

Xác nhận lần cuối: Ngày 1 tháng 8 năm 2026 bởi ban biên tập

Nhiều công ty đã xuất bản hướng dẫn sử dụng AI trong các vị trí kế toán, nhưng câu hỏi bắt đầu từ đâu thường bị bỏ qua. Bài viết này liệt kê 11 cách sử dụng chúng theo thứ tự hiệu quả, đồng thời cung cấp các công cụ được đề xuất cũng như chi phí thực tế để thực hiện chúng.

Sử dụng AI trong kế toán có nghĩa là áp dụng bốn lớp công nghệ vào hoạt động kinh doanh.

Sử dụng AI trong kế toán có nghĩa là tự động hóa và tăng tốc quy trình bằng cách chỉ định các công nghệ có đặc điểm khác nhau, chẳng hạn như AI-OCR, AI tổng quát, AI agent và RPA, cho từng bước của quy trình kế toán. Gọi tất cả chúng là "AI" sẽ là một sai lầm khi lựa chọn. Đầu tiên, hãy ghi nhớ bản đồ này.

Điểm chung của nhiều bài bình luận là AI để cải thiện hiệu quả kinh doanh bao gồm ba lớp: `` AI sáng tạo (văn bản) '', `` AI agent (tự trị) '' và ``RPA (tự động hóa thông thường)'' và sự kết hợp đó là hiệu quả nhất. Trong kế toán, AI-OCR được thêm vào đây.

lớp	vai trò	Ứng dụng chính trong kế toán	công cụ đại diện
AI-OCR	Đọc giấy/PDF + chỉnh sửa AI	Số hóa hóa đơn và biên lai	miễn phí AI-OCR, TOKIUM, Bakraku
RPA	Tự động thực hiện các hoạt động thường lệ	Đăng ký và đăng lên hệ thống kế toán	Được sử dụng cùng với OCR
Thế hệ AI	Tạo/tóm tắt/phân tích văn bản	Báo cáo quản lý, phản hồi yêu cầu	ChatGPT, Gemini
đặc vụ AI	đưa ra quyết định và hành động một cách tự chủ	Đề xuất tạp chí, dự báo dòng tiền	Chức năng AI với SaaS kế toán

Bằng cách hiểu bốn lớp này, bạn có thể tránh được những sai lầm như ``chỉ thêm OCR và hài lòng'' hoặc ``để lại tất cả các mục nhật ký cho thế hệ AI và gặp tai nạn.'' Như bảng bên dưới cho thấy, tính chất công việc có thể được giao cho mỗi lớp là khác nhau.

Sự thành công hay thất bại của việc triển khai được xác định bởi ranh giới giữa những gì còn lại cho AI và những gì còn lại cho con người. Mọi thứ càng trở nên tự chủ thì thiết kế xác nhận cuối cùng càng trở nên quan trọng.

ChatGPT là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, tạo văn bản, sắp xếp thông tin và tạo ý tưởng thông qua đối thoại tự nhiên. Bạn có thể thực hiện các tác vụ dựa trên văn bản như tóm tắt văn bản dài, soạn thảo email và đề xuất, dịch, diễn giải và sắp xếp chúng dưới dạng bảng trong khi trò chuyện. Chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tạo mã lập trình, xác nhận nguyên nhân lỗi, giải thích nội dung học tập và tư vấn bằng hình ảnh. Nó phù hợp cho những người dùng muốn sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau, từ nghiên cứu cá nhân đến hỗ trợ tạo và phát triển tài liệu kinh doanh.

Điều gì sẽ thay đổi với AI trong kế toán? Từ “nhập tự động” đến “hỗ trợ phán đoán”

AI kế toán hiện đang trong giai đoạn chuyển tiếp từ nhập dữ liệu sang hỗ trợ quyết định. Cho đến nay, đầu vào tự động vẫn là trọng tâm chính, nhưng giờ đây AI đang hỗ trợ các quyết định kế toán và các AI agent tự động đang bắt đầu được sử dụng.

Một số công ty tiên tiến đang sử dụng AI tổng hợp như ChatGPT để tạo báo cáo quản lý trong vài phút mà trước đây phải mất nhiều ngày và dự đoán dòng tiền trong ba tháng tới. Đây là một sự thay đổi đơn giản nhưng lớn vào năm 2026.

Tuy nhiên, nó không hoàn toàn tự động. Với 32,4% người được tuyển dụng sử dụng Generative AI trong công việc của họ, chìa khóa thành công nằm ở ba điểm: lời nhắc sáng tạo, xác nhận cuối cùng bằng mắt người và việc sử dụng hợp lý nhiều công cụ. Vì kế toán liên quan đến các con số nên việc xác nhận cuối cùng quan trọng hơn các bộ phận khác.

Tôi cũng muốn đọc nó

TypingMind là gì? Giá và các tùy chọn lựa chọn bắt đầu từ $39 (phiên bản 2026)

TypingMind là màn hình trò chuyện một lần, nơi bạn có thể sử dụng nhiều AI bằng khóa API của riêng mình. Chúng tôi đã sắp xếp các nội dung của Tiêu chuẩn $39, Mở rộng $79 và Cao cấp $99, phiên bản Nhóm bắt đầu từ $83 mỗi tháng, nơi lưu dữ liệu và mức độ bạn có thể sử dụng miễn phí bằng cách sử dụng thông tin chính thức kể từ tháng 8 năm 2026.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

14 bài toán và giải pháp triển khai AI trong các công ty xây dựng và ngành xây dựng

Phải mất nửa ngày để tạo ước tính và bạn có thể thu thập 20 báo cáo hàng ngày. Chúng tôi đã sắp xếp 14 vấn đề gặp phải khi giới thiệu AI trong ngành xây dựng dưới dạng Hỏi đáp. Hầu hết các nguyên nhân không nằm ở hiệu suất của AI mà nằm ở cách nó được phân phối. Nó bao gồm bản tóm tắt chi tiết về báo cáo hàng ngày, cách bắt đầu sau một tuần, chi phí khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng và những điểm cần lưu ý về trợ cấp.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

Cách sử dụng 1: Chuyển đổi dữ liệu AI-OCR của hóa đơn, biên lai

Điều đầu tiên sẽ hoạt động là tự động hóa việc đọc giấy và PDF. Những tiến bộ trong AI-OCR (nhận dạng ký tự quang học + sửa lỗi AI) đã giúp việc chuyển đổi hóa đơn giấy và biên lai thành dữ liệu hiệu quả hơn nhiều.

freee AI-OCR tuyên bố độ chính xác nhận dạng trên 90% đối với các ký tự được in. Tên, số tiền và ngày của đối tác kinh doanh đã được nhập thủ công trước đó có thể được chuyển thành dữ liệu có cấu trúc chỉ bằng cách chụp ảnh hoặc tải chúng lên.

Trong quá trình xử lý hóa đơn/biên lai, thậm chí việc phân loại thuế cũng có thể được đặt tự động bằng AI-OCR, giúp giảm 50% số ngày đóng sổ hàng tháng. Công ty càng sử dụng nhiều giấy thì lợi tức đầu tư càng lớn.

quá trình	Trước khi giới thiệu AI	Sau khi giới thiệu AI	Hiệu ứng (có nguồn)
Xử lý hóa đơn/biên nhận	Xác định phân loại thuế bằng cách nhập liệu/kiểm tra trực quan thủ công	Chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng cài đặt phân loại thuế tự động OCR +	Số ngày đóng sổ hàng tháng giảm 50%
tính toán chi phí	Nhìn vào biên lai và nhập đơn đăng ký	Tự động chụp ảnh → chuyển đổi thành dữ liệu trong vài giây → áp dụng	Giảm 75% thời gian nhập liệu/xác nhận

Như các con số cho thấy, quy trình càng thường xuyên thì mức giảm AI càng lớn. Mặt khác, các quy trình liên quan đến phán xét sẽ được xử lý sau.

Cách sử dụng 2: Loại bỏ việc nhập dữ liệu bằng cách nhập nhật ký tự động

Bước thứ hai là nhập trực tiếp dữ liệu mà AI-OCR thu được vào mục nhật ký. AI tìm hiểu các mẫu nhật ký trong quá khứ và đề xuất các mục tài khoản cũng như danh mục thuế.

Hướng dẫn sử dụng AI cho các vị trí kế toán yêu cầu các hoạt động có thể hoàn thành các mục nhật ký, xử lý hóa đơn và quản lý ngân sách trong một nửa thời gian. Ghi nhật ký là một trong những quy trình tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong kế toán và nếu bạn có thể loại bỏ điều này, trải nghiệm của bạn sẽ thay đổi.

Điều quan trọng cần nhớ là không đưa ra những gợi ý theo bề ngoài. Các đề xuất ghi nhật ký của AI rất tiện lợi nhưng lại mắc sai lầm khi giao dịch với các đối tác kinh doanh mới hoặc xử lý các trường hợp ngoại lệ. Đừng phá vỡ 3 bước đề xuất → xác nhận cá nhân → hoàn thiện.

Cách sử dụng 3: Hoàn thiện quyết toán chi phí

Hoàn trả chi phí là một trong số ít lĩnh vực có tác động đến các nhân viên tuyến đầu. Khi bạn chụp ảnh biên nhận, nó sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu trong vài giây và quá trình đăng ký sẽ tự động hoàn tất.

Có báo cáo cho rằng quá trình này đã giảm 75% thời gian đầu vào và xác nhận. Điều này không chỉ làm giảm công việc kế toán mà còn giảm nỗ lực của tất cả các ứng viên, điều này mang lại hiệu quả cho sự hài lòng nội bộ.

Các công cụ gia đình tiêu chuẩn là Thanh toán chi phí miễn phí và Thanh toán chi phí Bakuraku. Vì việc tuân thủ luật kế toán điện tử và hóa đơn là điều kiện tiên quyết nên chúng tôi muốn xác nhận trạng thái tuân thủ cuối cùng trên trang web chính thức của mỗi công ty.

Cách sử dụng 4: Xác minh hóa đơn và xử lý hóa đơn

Việc xác minh xem hóa đơn nhận được có chính xác hay không là một quá trình đơn giản nhưng dễ xảy ra tai nạn. TOKIUM đang phát triển một nhóm chức năng như xác minh hóa đơn AI và nhập báo cáo AI.

Trong khi việc xử lý hóa đơn và lưu trữ bằng chứng ngày càng được vi tính hóa thì các ghi chép nhật ký kéo dài đến tận đêm khuya đã khiến những người lao động tại chỗ mệt mỏi. Việc xác minh tự động sẽ trực tiếp giảm thời gian làm thêm giờ vào ban đêm này.

Nếu AI chịu trách nhiệm khớp dữ liệu đơn hàng và dữ liệu thanh toán, con người chỉ cần xem xét các trường hợp ngoại lệ xảy ra sai lệch. Việc chuyển từ kiểm tra tất cả các mục sang kiểm tra ngoại lệ là việc hợp lý hóa cần thiết của quy trình xác minh.

Cách sử dụng 5: Đẩy nhanh quyết toán hàng tháng

Việc thanh toán sớm các tài khoản sẽ đạt được nhờ kết hợp từ 1 đến 4 ở trên. Khi OCR, mục nhật ký và quá trình xác minh tự động diễn ra, nút thắt khi đóng sẽ biến mất.

Ví dụ về việc giảm 50% thời hạn hàng tháng là do tác động của liên kết quy trình chứ không phải do một chức năng duy nhất. Sẽ hiệu quả hơn khi kết nối chúng bằng một luồng hơn là chèn chúng bằng các điểm.

Việc thanh toán sớm các tài khoản có liên quan trực tiếp đến tốc độ đưa ra các quyết định quản lý. Con số xuất hiện càng nhanh thì người đánh sẽ càng nhanh.

Cách sử dụng 6: Tạo báo cáo quản lý trong vài phút với Generative AI

Đây là lúc AI phát huy tác dụng. Các công ty tiên tiến hiện đang sử dụng hệ thống này để tạo báo cáo quản lý trong vài phút, việc này trước đây phải mất vài ngày.

Tóm tắt dữ liệu kế toán và yêu cầu học sinh soạn thảo nhận xét về so sánh giữa các tháng và sự khác biệt giữa dự báo và thực tế. ChatGPT và Gemini là xu hướng chủ đạo và phạm vi sử dụng đang mở rộng từ các tác vụ thông thường như tạo và tóm tắt email đến các tác vụ có tính chuyên môn cao.

AI tạo sinh “cơ sở” cho báo cáo và con người kiểm tra thực tế và bổ sung ý kiến của mình. Việc sửa lại sẽ nhanh hơn nhiều so với việc viết từ đầu. Để sử dụng thực tế AI tổng quát, hướng dẫn đầy đủ của Felo và hướng dẫn sử dụng AI tổng quát của Meta cũng rất hữu ích.

Gemini là trợ lý AI tương tác do Google cung cấp và là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, viết câu, tóm tắt và tạo ý tưởng dưới dạng trò chuyện. Nó có thể đọc nội dung không chỉ từ văn bản mà còn từ hình ảnh và tệp, đồng thời có thể được sử dụng để sắp xếp các điểm chính của tài liệu, văn bản email nháp, cách diễn đạt lại cụm từ, v.v. Nó cũng hỗ trợ các câu trả lời dựa trên thông tin tìm kiếm của Google và tích hợp với các dịch vụ của Google như Gmail, Google Docs và Google Drive. Đối với các cá nhân và nhóm thường làm việc hoặc học tập trong môi trường Google, ưu điểm là dễ dàng thực hiện từ nghiên cứu đến sáng tạo trong cùng một quy trình.

Phương pháp sử dụng 7: Dự báo tài chính/dòng tiền

Ngôi sao của AI kế toán là dự đoán tương lai. Một số công ty đã bắt đầu sử dụng hệ thống này để dự đoán dòng tiền trong ba tháng tới.

AI dự đoán nguy cơ thiếu vốn dựa trên mô hình gửi/rút tiền trong quá khứ và lịch trình đối với các tài khoản phải thu và phải trả. Các chủ doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng dữ liệu để trả lời câu hỏi mà họ muốn biết nhất: ``Chúng ta còn bao nhiêu tháng nữa?''

Tuy nhiên, dự đoán sẽ không chính xác nếu các giả định bị vi phạm. Cần phải duy trì cảm giác xa cách rằng các con số AI được sử dụng làm cơ sở cho việc ra quyết định chứ không phải để kết luận.

Phương pháp sử dụng 8: Thắc mắc/phản hồi của bộ phận trợ giúp nội bộ

Các câu hỏi về quy định chi phí và quy tắc thanh toán là những kẻ trộm thời gian tiềm ẩn trong kế toán. Việc sử dụng AI tổng hợp để đọc các quy định của công ty và trả lời các câu hỏi thường gặp đang ngày càng mở rộng.

Các tác vụ thông thường như tạo và tóm tắt email là những lĩnh vực mà AI tạo sinh vượt trội và các lĩnh vực ứng dụng của nó đang mở rộng. Nếu AI có thể đưa ra câu trả lời chính cho câu hỏi “Tôi có thể giải quyết chi phí này không?”, nhân viên kế toán có thể tập trung vào các vấn đề cần phán đoán.

Việc xử lý dữ liệu đầu vào sẽ được làm rõ trong quy định của công ty vì nó được bảo mật. Bước đầu tiên là vạch ra ranh giới về những gì có thể đưa vào.

Phương thức sử dụng 9: Quản lý tín dụng/quản lý khoản phải thu

AI cũng sẽ được sử dụng trong việc thu hồi tín dụng và nợ cho các đối tác kinh doanh. Nó được sử dụng để phân tích xu hướng chậm trễ thanh toán và thông tin tín dụng của các đối tác kinh doanh nhằm phát hiện sớm các bên có rủi ro cao.

Khi các AI agent hoạt động tự chủ, các cảnh báo về các khoản vay quá hạn và các đề xuất về thời điểm quá hạn đang trở thành hiện thực. Từ hoạt động mà con người theo dõi tất cả các trường hợp, đến hoạt động mà AI chỉ xem xét những khu vực cần chú ý.

Ở đây cũng vậy, sự phán xét nằm trong tay con người. Vai trò của AI là thu hẹp những gì bạn nên xem và nó không hoàn toàn đưa ra quyết định tín dụng.

Phương pháp sử dụng 10: Phản hồi kiểm tra/phát hiện gian lận

Phát hiện các giá trị bất thường và kế toán trùng lặp trong các mục nhật ký là lĩnh vực mà AI vượt trội hơn con người về tính toàn diện. Phân tích tất cả các trường hợp để tìm ra các mẫu và chọn ra những ngoại lệ mà con người có thể bỏ qua.

Ý tưởng rằng sự kết hợp giữa AI tổng hợp, AI agent và RPA là hiệu quả nhất cũng được áp dụng để phát hiện gian lận. Đây là một quy trình gồm ba giai đoạn: RPA quét tất cả các trường hợp, AI xác định các điểm bất thường và con người thực hiện bước kiểm tra cuối cùng.

Để đáp ứng các cuộc kiểm toán, việc lưu trữ bằng chứng điện tử là điều kiện tiên quyết. Dữ liệu được chuyển đổi bằng OCR càng sớm thì việc phát hiện tiếp theo sẽ càng hiệu quả.

Phương pháp sử dụng 11: Quản lý ngân sách/lập ngân sách

Cuối cùng là quản lý ngân sách. AI phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế và ngân sách, thậm chí đưa ra nhận xét dự thảo về các yếu tố. Mục tiêu là hoàn thành các mục nhật ký, xử lý hóa đơn và quản lý ngân sách trong một nửa thời gian.

Khi lập ngân sách, AI trình bày kế hoạch ban đầu dựa trên hiệu suất trong quá khứ. Sẽ nhanh hơn nếu thảo luận trên cơ sở AI hơn là bắt đầu lại từ đầu.

Dự báo và kết quả thực tế là đầu mối liên hệ với ban quản lý. Nếu AI có thể dành thời gian cho việc này thì kế toán có thể giải phóng thời gian để “giải thích” các con số.

Bức tranh tổng thể về các công cụ được đề xuất: AI kế toán nội địa và AI thế hệ

Có hai loại công cụ chính. Nó được chia thành AI dành riêng cho kế toán được sản xuất trong nước và AI tạo sinh mục đích chung. Vì vai trò của chúng khác nhau nên chúng nên được sử dụng cùng nhau thay vì sử dụng cái này hay cái kia.

kiểu	công cụ đại diện	Khu vực đặc sản	Tiếng Nhật/thư từ pháp lý
AI chuyên ngành kế toán (sản xuất tại Nhật Bản)	miễn phí, TOKIUM, Bakraku, Bill One	OCR/nhập nhật ký/quyết toán chi phí/xác minh hóa đơn	Tối ưu hóa cho phương thức hóa đơn/sổ sách
Thế hệ AI (mục đích chung)	ChatGPT, Gemini, Claude	Tạo báo cáo/tóm tắt/trả lời yêu cầu	Có thể sử dụng tùy theo mức độ và mục đích thực tế

Như được trình bày trong bảng, AI kế toán trong nước phù hợp cho việc chuyển đổi dữ liệu và nhập nhật ký, trong khi AI thế hệ phù hợp cho việc viết và phân tích. AI thế hệ chủ đạo là ChatGPT và Gemini, điều kiện thành công là sử dụng nhiều công cụ tùy theo mục đích.

Cách chọn thế hệ AI thật sâu sắc. Để biết sự khác biệt giữa từng mô hình, bạn có thể áp dụng cách đọc hướng dẫn Sora/Video AI và đối với các bài viết so sánh liên quan đến hình ảnh, chẳng hạn như so sánh ComfyUI và Stable Diffusion.

Claude là một chatbot AI được phát triển bởi Anthropic, hỗ trợ hiểu, tạo, tóm tắt và phân tích văn bản theo cách trò chuyện tự nhiên. Nó có thế mạnh trong việc đọc các văn bản dài và sắp xếp các vấn đề, đồng thời có thể tóm tắt nội dung giấy tờ, hợp đồng, báo cáo, biên bản, v.v. và rút ra những điểm và rủi ro quan trọng. Chúng tôi cũng có thể trợ giúp soạn thảo email, đề xuất và tài liệu kinh doanh, diễn giải văn bản và tư vấn về quy tắc. Nó phù hợp cho các cá nhân và người dùng doanh nghiệp muốn hợp lý hóa việc nghiên cứu, viết và tạo tài liệu kinh doanh đồng thời nhấn mạnh tính chính xác và giải thích chi tiết.

Chi phí lắp đặt là bao nhiêu? Giải pháp thực sự để bắt đầu từ miễn phí

Một hướng dẫn thực tế về chi phí là "việc tạo ra AI là miễn phí và AI kế toán bắt đầu từ vài chục nghìn yên Nhật mỗi tháng". Bạn nên thử soạn thảo các báo cáo quản lý và trả lời các câu hỏi bằng cách sử dụng gói miễn phí của Generative AI và nếu bạn thấy kết quả, hãy mở rộng sang SaaS kế toán.

bước chân	sự đầu tư	Hiệu quả dự kiến	rủi ro
Bước 1: Dùng thử miễn phí thế hệ AI	Gần 0 yên Nhật	Tiết kiệm thời gian cho báo cáo và tóm tắt	Các dòng đầu vào bí mật cần được phân định rõ ràng
Giai đoạn 2: AI-OCR/Giới thiệu quyết toán chi phí	Hàng ngàn đến hàng chục ngàn yên Nhật mỗi tháng	Giảm 75% số giờ công đầu vào (có nguồn)	Xác nhận liên kết với kế toán hiện tại
Giai đoạn 3: Nhập nhật ký và dự báo tự động	Kế hoạch hàng đầu của SaaS	Đóng hàng tháng giảm 50% (có nguồn)	Để lại xác nhận cuối cùng mà không quá tự tin

Nếu bạn bắt đầu với bước đầu tiên, bạn có thể trải nghiệm hiệu quả mà hầu như không cần đầu tư ban đầu. Thay vì bao gồm tất cả mọi thứ cùng một lúc, bạn nên bắt đầu với việc xử lý hóa đơn và thanh toán chi phí, cách này hiệu quả nhất. Giá cả dao động nên vui lòng kiểm tra giá chính thức cuối cùng cho từng công cụ.

AI sẽ loại bỏ công việc kế toán? Việc làm còn lại và việc làm bị mất

Tóm lại, mặc dù đầu vào thường xuyên sẽ giảm nhưng công việc kế toán sẽ vẫn tồn tại. Những gì sẽ được giảm bớt sẽ là các nhiệm vụ như nhập thủ công, sao chép và xác minh; những gì còn lại sẽ là phán đoán, giải thích và xử lý các trường hợp ngoại lệ.

Takshita nêu vấn đề việc làm sẽ biến mất hoặc việc làm sẽ giảm trong tương lai, đồng thời chỉ ra hướng đi mà AI sẽ giúp đưa ra quyết định. Thay vì xóa bỏ kế toán, AI sẽ nâng tầm kế toán từ “công nhân” thành “nhà phân tích”.

AI giúp giảm bớt các vấn đề mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải: kế toán đơn lẻ, nghỉ hưu đột ngột, cá nhân hóa và thiếu hụt lao động. Nếu công việc thủ công đã mang tính cá nhân hóa được chuyển sang AI thì sẽ khó có thể dừng lại ngay cả khi người phụ trách rời bỏ công việc.

3 nguyên tắc để thực hiện thành công

Các bài báo nghiên cứu đều đồng ý rằng thiết kế vận hành quan trọng hơn việc lựa chọn công cụ. Chìa khóa thành công có thể được tóm tắt trong ba điểm: lời nhắc sáng tạo, xác nhận cuối cùng của con người và việc sử dụng hợp lý nhiều công cụ.

Đầu tiên, tạo lời nhắc cung cấp ngữ cảnh chi tiết. ``Tóm tắt chi tiêu tháng trước'' yếu. Nếu bạn chỉ rõ tiền đề, định dạng và quan điểm thì kết quả sẽ còn tốt hơn nữa.

Thứ hai, hãy chắc chắn loại bỏ ảo giác (câu trả lời sai) bằng mắt người. Kế toán là một thế giới mà sự chênh lệch 1 yên Nhật có thể tạo ra sự khác biệt, vì vậy không thể bỏ qua xác nhận cuối cùng về đầu ra AI. Thứ ba, sử dụng các công cụ khác nhau tùy theo mục đích. Không cố gắng làm mọi thứ theo một cách sẽ trở thành một lối tắt.

Ban biên tập Phán quyết

Việc sử dụng AI trong kế toán đã bước vào giai đoạn không còn là câu hỏi “làm như thế nào” mà là câu hỏi “bắt đầu từ đâu”. Đặc biệt, đối với việc xử lý hóa đơn và thanh toán chi phí, số liệu cụ thể (có nguồn) cho thấy số giờ công đầu vào/xác nhận giảm 75% và thời gian đóng sổ hàng tháng giảm 50%, do đó lợi tức đầu tư là rất đặc biệt. Có rất ít lý do để trì hoãn thời điểm này.

Mặt khác, thật nguy hiểm khi xem các mục nhật ký và dự báo dòng tiền do AI thực hiện như một “máy trả lời chính xác hoàn toàn tự động”. Ngay cả trong thời đại mà 30% người có việc làm sử dụng thế hệ AI, thì điều kiện đầu tiên để thành công là “sự xác nhận cuối cùng của con người” là rất quan trọng. Kế toán là một nghề mà ngay cả sai sót 1 yên Nhật cũng có thể phá hủy niềm tin, vì vậy cách tiếp cận đúng đắn là để AI tập trung vào vai trò soạn thảo và thu hẹp thông tin.

Theo quan điểm của ban biên tập, cách tiếp cận hai bước sẽ là phương pháp có ít tai nạn nhất và mang lại kết quả nhanh nhất: thử sử dụng AI thế hệ miễn phí để soạn thảo báo cáo và trả lời các câu hỏi, xác nhận tính hiệu quả và sau đó mở rộng sang AI kế toán trong nước (freee, TOKIUM, Bakraku, v.v.). ``Suy nghĩ sau khi đã bao gồm mọi thứ'' gây tổn hại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng từ các quy trình đang hoạt động. Đây là thực tế vào năm 2026.

Đánh giá biên tập

Thành thật mà nói, không có hại gì khi xếp AI-OCR và thanh toán chi phí vào danh mục một lựa chọn. Khi bạn sử dụng trải nghiệm được hoàn thành bằng cách chụp ảnh, bạn sẽ không thể đặt nó xuống và trải nghiệm được hỗ trợ bởi những con số. Sẽ thật xấu hổ nếu chần chừ ở đây.

Các báo cáo và dự đoán do Generative AI đưa ra sẽ rất hữu ích nếu chúng chính xác, nhưng quá tự tin lại là một vấn đề. Mặc dù nó nhanh đến mức áp đảo như một bản nháp nhưng nếu bỏ qua việc kiểm tra các con số cuối cùng, bạn sẽ gặp rắc rối. Quyền tự chủ sử dụng các AI agent vẫn đang trong giai đoạn phát triển và chưa đến giai đoạn có thể đưa ra quyết định hoàn toàn. Tự động trả lời các câu hỏi là một cách hiệu quả vừa phải để cắt giảm thời gian hạch toán ẩn. Nhìn chung, chìa khóa cho năm 2026 là phải chủ động trong các quy trình thường ngày và phụ trợ trong quá trình ra quyết định.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q. Tôi nên bắt đầu sử dụng AI trong kế toán từ đâu?

Điều này bắt đầu với AI-OCR về hóa đơn/biên lai và thanh toán chi phí. Kết quả cho thấy số giờ công đầu vào/xác nhận giảm 75% và số ngày đóng sổ hàng tháng giảm 50%, giúp dễ dàng nhận thấy lợi tức đầu tư. Trước tiên, bạn cũng có thể thử soạn thảo báo cáo bằng cấp miễn phí của Thế hệ AI.

Q. Tôi nên chọn AI thế hệ nào?

Phổ biến nhất là ChatGPT và Gemini, được 32,4% người có việc làm sử dụng. Chìa khóa thành công là sử dụng chúng một cách hợp lý tùy theo mục đích, do đó, việc thử nhiều tùy chọn và quyết định dựa trên khả năng tương thích của chúng thay vì chỉ một tùy chọn là thực tế.

Q. Có thể để lại các mục nhật ký cho AI không?

Bạn có thể để lại đề xuất cho họ, nhưng việc hoàn thiện sẽ do người khác thực hiện. Các đề xuất nhập nhật ký của AI rất hữu ích nhưng chúng lại mắc sai lầm khi đề cập đến các giao dịch hoặc trường hợp ngoại lệ lần đầu. Một trong những chìa khóa thành công là sự xác nhận cuối cùng của con người và luồng đề xuất → xác nhận → hoàn thiện không được bị gián đoạn.

Q. Chi phí lắp đặt là bao nhiêu?

AI sáng tạo có thể được bắt đầu bằng gói miễn phí và AI dành riêng cho kế toán (AI-OCR/thanh toán chi phí) có giá từ vài nghìn đến vài chục nghìn yên Nhật mỗi tháng. Giá cả khác nhau, vì vậy vui lòng kiểm tra trang web chính thức của từng công cụ để xác nhận lần cuối. Bạn có thể giảm khoản đầu tư ban đầu bằng cách thử miễn phí giai đoạn đầu tiên và mở rộng sang SaaS trả phí sau khi thấy kết quả.

Q. Liệu AI có loại bỏ công việc kế toán không?

Các tác vụ thường lệ như nhập thủ công, sao chép và xác minh sẽ bị giảm bớt nhưng việc phán đoán, giải thích và xử lý các trường hợp ngoại lệ sẽ vẫn được giữ nguyên. AI đang chuyển hoạt động kế toán từ một công nhân sang một nhà phân tích và có hiệu quả trong việc giảm bớt tình trạng thiếu lao động, cá nhân hóa và kế toán cá nhân.

Q. An ninh có ổn không?

Các đám mây kế toán trong nước thường có chứng nhận ISO27001 và Privacy Mark (được xác nhận trên trang web chính thức của mỗi công ty). Tiền đề của AI tổng quát là phân định phạm vi nhập dữ liệu bí mật dựa trên các quy định nội bộ. Tôi muốn củng cố các quy tắc về những gì có thể đưa vào trước khi triển khai.

Q. Nó có tuân thủ Đạo luật Hóa đơn/Sổ sách điện tử không?

Các công cụ trong nước như freee, TOKIUM, Bakraku và Bill One được tối ưu hóa để xử lý hóa đơn và lưu trữ bằng chứng điện tử. Trạng thái tuân thủ pháp luật được cập nhật, vì vậy vui lòng kiểm tra lần cuối danh sách tuân thủ chính thức của mỗi công ty trước khi ký hợp đồng.

Xem các so sánh/lựa chọn thay thế liên quan

So sánh ChatGPT với Gemini
So sánh ChatGPT với Claude
So sánh Gemini với Claude
Xem các lựa chọn thay thế ChatGPT
Xem các lựa chọn thay thế của Gemini
Xem các lựa chọn thay thế của Claude

Việc sử dụng AI theo ngành cũng sẽ hữu ích. Các ví dụ thực tế tại phòng khám nha khoa được tóm tắt trong Nghiên cứu điển hình về việc sử dụng AI trong phòng khám nha khoa.

Trang web chính thức của từng công cụ (thông tin chính)

Giá cả, chức năng và phạm vi hỗ trợ là thông tin chính được cung cấp bởi trang web chính thức của mỗi công ty. Bài viết này dựa trên xác minh tại thời điểm xuất bản, nhưng hãy nhớ kiểm tra từng trang chính thức để biết các điều kiện chính xác và mới nhất.

ChatGPT — Trang web chính thức (xem chi tiết)
Gemini — Trang web chính thức (xem chi tiết)
Claude — Trang web chính thức (xem chi tiết)