Các điểm chính của bài viết này: Việc tạo ra các hướng dẫn AI ít có khả năng trở thành một hình thức đơn thuần nếu chúng được thiết kế dưới dạng ``danh sách quyền + yêu cầu ngoại lệ'' thay vì ``tài liệu liệt kê danh sách cấm.'' Có 12 mục cần được quyết định, bao gồm phạm vi áp dụng, phân loại dữ liệu và trách nhiệm xác minh. "Hướng dẫn kinh doanh AI phiên bản 1.2" do Bộ Nội vụ và Truyền thông và Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp công bố vào ngày 31 tháng 3 năm 2026 đã làm rõ tầm quan trọng của việc xác minh con người (HITL) và khả năng truy xuất nguồn gốc, vì vậy các quy tắc nội bộ được tạo ra dựa trên các tiêu chuẩn phiên bản trước đó cần phải được xem xét lại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp các mẫu có thể sao chép và tiêu chí đánh giá từng hạng mục.

Hộp thông tin Ban biên tập

Hướng dẫn kinh doanh AI Phiên bản 1.2 (Bộ Nội vụ và Truyền thông/Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp, xuất bản ngày 31 tháng 3 năm 2026)

Phải xác định rõ việc phân loại thông tin (công khai/bí mật/bí mật)

Xác nhận lần cuối: Ngày 7 tháng 8 năm 2026 bởi ban biên tập

Giai đoạn "cấm" sử dụng nội bộ AI được tạo ra đã kết thúc từ lâu. Điều nguy hiểm hiện nay là các công ty không biết ai đang đưa thông tin gì vào công cụ nào vì không có quy định nào dù không bị cấm.

Bản chất của hướng dẫn này không phải là “tài liệu ngăn cản mọi người sử dụng” mà là “bản đồ giúp họ sử dụng chúng một cách an toàn”. giấy cho phép bạn biết nhanh những gì có thể và không thể đưa vào, CNTT bóng tối (sử dụng trái phép) có thể được giảm đáng kể.

Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một cấu trúc mà bạn có thể bắt đầu viết tại công ty của mình ngay hôm nay, sử dụng các hướng dẫn công khai từ chính quyền quốc gia và địa phương làm thông tin chính.

Các nguyên tắc AI tổng quát là gì?

Hướng dẫn AI được tạo là tài liệu quy tắc nội bộ chỉ định phạm vi thông tin được phép, thông tin không được nhập, xử lý các sản phẩm được tạo và trách nhiệm thuộc về trách nhiệm khi nhân viên sử dụng AI được tạo như ChatGPT hoặc Claude trong công việc của họ. Nó thường được đặt bên dưới các quy định làm việc và quy định bảo mật thông tin.

Các từ tương tự bao gồm "Quy định sử dụng AI" và "Chính sách AI thế hệ". Đây là cách nó được sử dụng trong thực tế: Chính sách là khái niệm cao cấp về “cách một công ty nên tiếp cận AI”, các hướng dẫn là việc thực hiện “những gì nơi làm việc được phép làm” và các quy định là các quy tắc bao gồm “điều gì sẽ xảy ra nếu có điều gì đó bị hỏng”. Một số công ty tách ba tài liệu này thành các tài liệu riêng biệt, trong khi nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ kết hợp chúng thành một tài liệu.

Một chai là đủ nếu quy mô nhỏ.

ChatGPT là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, tạo văn bản, sắp xếp thông tin và tạo ý tưởng thông qua đối thoại tự nhiên. Bạn có thể thực hiện các tác vụ dựa trên văn bản như tóm tắt văn bản dài, soạn thảo email và đề xuất, dịch, diễn giải và sắp xếp chúng dưới dạng bảng trong khi trò chuyện. Chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tạo mã lập trình, xác nhận nguyên nhân lỗi, giải thích nội dung học tập và tư vấn bằng hình ảnh. Nó phù hợp cho những người dùng muốn sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau, từ nghiên cứu cá nhân đến hỗ trợ tạo và phát triển tài liệu kinh doanh.

Tại sao chúng ta cần hướng dẫn bây giờ?

Lý do rất đơn giản: sử dụng Generative AI mà không có quy tắc có thể dẫn đến ba điều: rò rỉ thông tin, vi phạm bản quyền và thông tin sai lệch được phản ánh trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, rò rỉ chỉ được phát hiện sau khi sự việc đã xảy ra.

Rủi ro cụ thể có thể được tổ chức thành bốn loại.

• Rò rỉ thông tin bí mật: Việc dán danh sách khách hàng hoặc dữ liệu tài chính chưa được công bố vào phiên bản miễn phí sẽ có chỗ để được tạo lại bên ngoài nếu dữ liệu đầu vào vẫn được đặt để sử dụng cho đào tạo.
• Vi phạm bản quyền/điều khoản sử dụng: Các trường hợp hình ảnh, văn bản được tạo ra được sử dụng cho mục đích thương mại, xâm phạm quyền của bên thứ ba.
• Phản ánh kinh doanh của ảo giác: Ghi lại kết quả đầu ra AI không chính xác mà không xác minh và chuyển thông tin không chính xác cho khách hàng

Những vấn đề này không dừng lại ở tâm lý “chúng ta hãy cẩn thận”. Chỉ khi đã xác nhận bằng văn bản ai được phép làm gì thì bạn mới có thể tự tin nhấn ga tại chỗ. Nguyên tắc không phải là những ràng buộc mà là những công cụ giúp đẩy nhanh quá trình sử dụng.

Tôi cũng muốn đọc nó

TypingMind là gì? Giá và các tùy chọn lựa chọn bắt đầu từ $39 (phiên bản 2026)

TypingMind là màn hình trò chuyện một lần, nơi bạn có thể sử dụng nhiều AI bằng khóa API của riêng mình. Chúng tôi đã sắp xếp các nội dung của Tiêu chuẩn $39, Mở rộng $79 và Cao cấp $99, phiên bản Nhóm bắt đầu từ $83 mỗi tháng, nơi lưu dữ liệu và mức độ bạn có thể sử dụng miễn phí bằng cách sử dụng thông tin chính thức kể từ tháng 8 năm 2026.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

14 bài toán và giải pháp triển khai AI trong các công ty xây dựng và ngành xây dựng

Phải mất nửa ngày để tạo ước tính và bạn có thể thu thập 20 báo cáo hàng ngày. Chúng tôi đã sắp xếp 14 vấn đề gặp phải khi giới thiệu AI trong ngành xây dựng dưới dạng Hỏi đáp. Hầu hết các nguyên nhân không nằm ở hiệu suất của AI mà nằm ở cách nó được phân phối. Nó bao gồm bản tóm tắt chi tiết về báo cáo hàng ngày, cách bắt đầu sau một tuần, chi phí khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng và những điểm cần lưu ý về trợ cấp.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

Điều kiện tiên quyết cần lưu ý trong năm 2026: Nguyên tắc kinh doanh AI phiên bản 1.2 là gì?

Tiêu chuẩn tham chiếu mới nhất cho chính sách quốc gia là "Hướng dẫn kinh doanh AI phiên bản 1.2" do Bộ Nội vụ và Truyền thông và Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp công bố vào ngày 31 tháng 3 năm 2026. Nếu tạo ra mà không biết có gì thay đổi so với phiên bản trước, bạn sẽ có một thiết kế cũ ngay từ đầu.

Ba điểm sau đây liên quan trực tiếp đến các quy định nội bộ trong bản sửa đổi 1.2.

Nói cách khác, những công ty chỉ tạo “danh sách thông tin bị cấm” dựa trên tiêu chuẩn phiên bản cũ có thể sẽ thiếu hai mục: trách nhiệm xác minh và nhật ký. Ba điểm này được kết hợp thành 12 mục được mô tả dưới đây.

Các hướng dẫn này chia đối tượng mục tiêu thành ba loại: “Nhà phát triển AI”, “Nhà cung cấp AI” và “Người dùng AI” và sắp xếp các vấn đề cần được giải quyết theo các nguyên tắc chung như an toàn, bảo vệ quyền riêng tư và tính minh bạch. Việc viết các tài liệu chính thức được tham chiếu vào cột "Cơ bản" trong các nguyên tắc của công ty bạn sẽ hữu ích trong quá trình kiểm tra và đánh giá đối tác kinh doanh.

Tôi nên tạo loại nào, loại danh sách cấp phép hay loại danh sách cấm?

Sự lựa chọn là loại danh sách quyền + yêu cầu ngoại lệ. Loại danh sách bị cấm sẽ trở thành một mặt tiền đơn thuần.

Loại danh sách cấm là một phương pháp liệt kê "điều này không được phép và điều kia cũng không được phép". Thoạt nhìn thì có vẻ dễ hiểu nhưng mỗi khi xuất hiện một công cụ hoặc phương pháp mới chưa được liệt kê thì sẽ có nhiều lỗ hổng xuất hiện. Nhân viên giải thích điều này là ``Không sao đâu vì nó không được viết ra.''

Loại danh sách quyền là một hệ thống có nội dung: ``Bạn có thể sử dụng cái này và đăng ký bất cứ thứ gì khác.'' Về nguyên tắc, các công cụ mới được tạm dừng và bổ sung sau khi áp dụng. Nó được thiết kế để rơi về phía an toàn.

Hãy so sánh sự khác biệt giữa hai từ góc độ thực tế.

Nếu chúng ta giữ cho cửa sổ yêu cầu ngoại lệ đơn giản thì tốc độ làm việc sẽ không bị chậm lại. Một mẫu đơn và một người phê duyệt. Điều này sẽ biến.

12 mục cần quyết định: Bức tranh lớn

Đây là cốt lõi của bài viết này. Chúng tôi đã thu hẹp số lượng mục tối thiểu cần được xác định trong hướng dẫn thế hệ AI xuống còn 12. Hầu hết các mẫu chính thức có khoảng 10 mục, nhưng đối với phiên bản 1.2, "trách nhiệm xác minh" và "khả năng truy xuất nguồn gốc" đã được tách biệt và đánh số thành 12.

Đầu tiên, hãy có được một bức tranh hoàn chỉnh với một danh sách. Chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết của từng mục trong các phần tiếp theo.

Không nhất thiết phải điền đầy đủ tất cả 12 mục ngay từ đầu. Thực tế là bạn nên củng cố và phân phối từ 1 đến 6 trước, sau đó thêm phần còn lại khi bạn vận hành.

Mục 1 đến 3: Phạm vi áp dụng và phân loại dữ liệu

Ba mục đầu tiên là nền tảng. Nếu bạn mơ hồ ở đây, mọi thứ ở phía sau sẽ lung lay.

Mục 1: Phạm vi. Sẽ an toàn khi bao gồm không chỉ nhân viên toàn thời gian mà cả nhân viên thuê ngoài, nhân viên điều phối và thực tập sinh. Điều này áp dụng cho tất cả những người xử lý thông tin. Các công cụ mục tiêu được định nghĩa rộng rãi là "AI được tạo nói chung để sử dụng cho doanh nghiệp" và tên công cụ cụ thể được quản lý trong một bảng riêng. Ngoài loại trò chuyện, chúng tôi cũng hình dung ra nhiều danh mục khác nhau như tạo hình ảnh, tạo video, tìm kiếm AI và AI-OCR.

Mục 2: Phương pháp sẵn có. Như đã đề cập ở trên, loại danh sách quyền được sử dụng. Quản lý danh sách các công cụ được phép trong một bảng tính và thêm chúng bằng cách yêu cầu ngoại lệ. Quyết định ai sẽ phê duyệt.

Mục 3: Phân loại dữ liệu. Đây có thể là mục quan trọng nhất trong 12 mục. Chia thông tin nội bộ thành ba cấp độ: "được tiết lộ", "bí mật" và "tuyệt mật" và vạch ra danh mục nào có thể được nhập vào thế hệ AI. Ngay cả khi bạn chỉ viết ``Không bao gồm thông tin bí mật'' mà không phân loại nó, trang web sẽ không thể xác định đâu là bí mật.

Mục 4-6: Bảo mật/Bản quyền/Trách nhiệm xác minh

Đây là khu vực mà rắc rối thực sự xảy ra. Hệ thống pháp luật và thông tin đòi hỏi sự quan tâm nhiều nhất.

Mục 4: Thông tin bí mật/Cá nhân. Về nguyên tắc, dữ liệu khách hàng tuân theo Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân bị cấm đưa vào quá trình tạo AI hoặc bị giới hạn ở các cấu hình không được sử dụng để học theo hợp đồng công ty. Các quy tắc yêu cầu đầu vào sau khi ẩn danh/che giấu cũng có hiệu lực.

Mục 5: Bản quyền/Sở hữu trí tuệ. Vì bản quyền của sản phẩm là một lĩnh vực linh hoạt nên có tuyên bố rõ ràng rằng ``Trước khi sử dụng sản phẩm trực tiếp cho mục đích thương mại, hãy kiểm tra xem có tác phẩm tương tự nào không'' và ``Không tạo ra sản phẩm bắt chước bằng cách sử dụng tác phẩm có bản quyền của người khác.'' Hướng dẫn sử dụng AI tạo văn bản của chính quyền thủ đô Tokyo cũng nghiêm cấm các hướng dẫn dẫn đến việc tạo ra tác phẩm giống với tác phẩm có bản quyền và xác nhận sự tương đồng trước khi xuất bản làm trụ cột của quy tắc sử dụng.

Mục 6: Trách nhiệm xác minh. Đây là phần triển khai HITL đã được làm rõ ở phiên bản 1.2. Xây dựng nguyên tắc bằng văn bản rằng sản phẩm phải được con người kiểm tra trước khi sử dụng vào công việc.

Chỉ cần đặt bảng này ở đầu hướng dẫn, 80% sự bối rối ở nơi làm việc sẽ biến mất. Nguyên tắc vàng là nếu nghi ngờ thì đừng vào.

Mục 7-9: Sử dụng đầu ra/hợp đồng/kiểm toán

Ba mục ở giữa có nhiệm vụ “đưa nó ra”, “bảo vệ nó bằng một hợp đồng” và “theo dõi nó sau”.

Mục 7: Phạm vi sử dụng đầu ra. Có thể phát hành sản phẩm ra bên ngoài hoặc sử dụng nó cho mục đích thương mại không? Xác định quy trình xác minh khi được sử dụng cho các tài liệu do khách hàng gửi. Tùy thuộc vào ngành, chúng tôi cũng quyết định xem có cần nêu rõ văn bản được tạo ra bởi AI hay không (sự cần thiết phải tiết lộ). Hướng dẫn của Chính quyền Thủ đô Tokyo quy định rằng “nếu câu trả lời được sử dụng ở bên ngoài như hiện trạng, hãy nêu rõ ràng như vậy”, điều này rất hữu ích.

Mục 8: Hợp đồng/Tài khoản. Điều này hoạt động khiêm tốn. Việc sử dụng phiên bản miễn phí và tài khoản cá nhân cho doanh nghiệp bị cấm và giới hạn ở các gói công ty (tương đương với Nhóm/Doanh nghiệp). Thiết lập tiêu chuẩn cho các kế hoạch của công ty là dữ liệu đầu vào không được sử dụng cho việc học và đây chính là bước ngoặt dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin. Tài khoản do công ty phát hành và quản lý và thu hồi khi nghỉ hưu.

Mục 9: Nhật ký/Kiểm tra. Tương thích với truy xuất nguồn gốc phiên bản 1.2. Ghi lại những người đã sử dụng AI được tạo ra, khi nào và để làm gì, ít nhất là trên cơ sở từng dự án. Việc có được nhật ký hoàn chỉnh rất khó nên bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

Mục 10-12: Việc sử dụng, giáo dục và sửa đổi bị cấm

Ba mục cuối cùng là khung hỗ trợ các hoạt động. Nếu bạn bỏ qua phần này, nguyên tắc sẽ kết thúc bằng "phân phối".

Mục 10: Các trường hợp sử dụng bị cấm. Chúng tôi liệt kê rõ ràng các mục đích sử dụng bị cấm như các hoạt động bất hợp pháp, tạo nội dung phân biệt đối xử/xúc phạm, mạo danh người khác, giả mạo sâu sắc và các quyết định tuyển dụng/đánh giá tự động. Đây là nơi duy nhất bạn có thể sử dụng loại danh sách bị cấm.

Mục 11: Giáo dục/Thắc mắc. Chỉ đưa ra các hướng dẫn sẽ không khiến mọi người đọc chúng. Chúng tôi cung cấp một bộ đào tạo ban đầu và bộ phận tư vấn (người phụ trách hệ thống thông tin và quảng bá AI) khi bạn không chắc chắn về quyết định. Nếu bạn quyết định cung cấp đào tạo bên ngoài, tốt nhất bạn nên so sánh các dịch vụ đào tạo AI và xem xét sự khác biệt về nội dung cũng như mức giá của sáu công ty lớn trước khi chọn một công ty. Nếu chưa tìm được công ty đào tạo phù hợp với công ty mình, bạn có thể được tư vấn miễn phí và được giới thiệu công ty đáp ứng yêu cầu của mình.

Mục 12: Phản hồi và sửa đổi nếu vi phạm. Chúng tôi sẽ xác định phản ứng trong trường hợp vi phạm (các giai đoạn cảnh báo, đình chỉ sử dụng và xử lý kỷ luật) và chu kỳ sửa đổi các hướng dẫn. AI đang phát triển nhanh chóng và bản thân các hướng dẫn quốc gia đã được sửa đổi từ phiên bản 1.1 lên phiên bản 1.2 vào tháng 3 năm 2026. Số phiên bản và ngày sửa đổi phải được nêu rõ trong tài liệu, với giả định rằng nó sẽ được xem xét sáu tháng một lần.

Văn phòng phẩm có thể được sử dụng bằng cách sao chép và dán

12 mục cho đến nay đã được tạo thành một mẫu có thể được sử dụng. Khi bạn nhập tên công ty và các quy tắc duy nhất, khung sẽ hoàn tất.

■ 生成AI利用ガイドライン（第1.0版）

第1条（目的）
本ガイドラインは、当社における生成AIの安全かつ効果的な
業務利用を促進することを目的とする。

第2条（適用範囲）
本ガイドラインは、当社の役員・従業員、及び業務委託・派遣
を含む全業務従事者に適用する。対象は業務で利用する
生成AIサービス全般とする。

第3条（利用方式）
生成AIの利用は、別表「許可ツール一覧」に記載のものに限る。
未記載ツールの利用は、所定の例外申請を経て承認を受けること。

第4条（入力情報の区分）
社内情報を「公開可／社外秘／極秘」に区分し、別表
「入力可否表」に従って取り扱う。個人情報・極秘情報の
入力は原則禁止とする。

第5条（生成物の検証）
生成物は必ず担当者が内容を確認・検証したうえで業務に
用いる。検証なき生成物の対外利用を禁止する。

第6条（契約・アカウント）
業務利用は会社が発行する法人アカウントに限る。個人
アカウント・無料版の業務利用を禁止する。

第7条（記録）
重要業務における生成AIの利用は、利用者・日時・用途を
記録する。

第8条（禁止事項）
違法行為、差別的表現、なりすまし、評価・採用の自動判定
等への利用を禁止する。

第9条（教育・相談）
利用者は初回研修を受講する。判断に迷う場合は
〔AI推進担当〕に相談する。

第10条（違反・改訂）
違反時は段階的に対応する。本ガイドラインは半期ごとに
見直す。

附則：制定日 2026年○月○日／参照：AI事業者ガイドライン第1.2版

Đây chỉ là một bộ xương. Các hướng dẫn được xuất bản của chính quyền địa phương, bao gồm cả Tokyo, có tính đầy đủ và hiệu quả cao như các tiêu chuẩn tham khảo, vì vậy bạn có thể cải thiện độ chính xác bằng cách sử dụng các hướng dẫn tương tự với ngành của mình.

Ranh giới giữa thông tin được phép và thông tin không được phép là gì?

Đây là nơi mà hầu hết các công ty đều vấp ngã. Tiêu chuẩn rất đơn giản nếu bạn nghĩ đến một điểm: ``Liệu tôi ra ngoài có vấn đề gì không?''

Khi nghi ngờ, chỉ có bốn điều cần kiểm tra.

• Có vấn đề gì không nếu dữ liệu được chuyển giao cho đối thủ cạnh tranh hoặc bên thứ ba? → Nếu ​​có vấn đề, hãy cân nhắc việc giữ bí mật.
• Có thể xác định một cá nhân cụ thể? → Thông tin cá nhân nếu có thể, về nguyên tắc là không
• Việc cung cấp cho bên thứ ba có bị cấm theo hợp đồng không? → Nếu ​​vậy thì không
• Nó đã được xuất bản chưa? → Nếu ​​đã được xuất bản thì về cơ bản là ổn.

Nếu nghi ngờ, hãy chọn NG. Đây là nguyên tắc an toàn. Tuy nhiên, nếu thất bại quá nhiều, bạn sẽ không thể sử dụng trang web được nữa, vì vậy hãy chuẩn bị một lối thoát “có điều kiện” như che mặt và hợp đồng với công ty. Đường này được xác định bởi sự cân bằng giữa tính nghiêm ngặt và tính dễ sử dụng.

Việc lập công thức gồm bao nhiêu bước?

Sẽ nhanh hơn nếu bạn tung ra một lớp mỏng và xoay nó lại hơn là trở thành người cầu toàn và dành nửa năm cho nó. Tiến hành trong 5 bước.

Bỏ qua bước 1 của kiểm kê sẽ dẫn đến các quy tắc khác xa với tình hình thực tế tại chỗ. Các điều khoản bị cấm bỏ qua thực tế về cách mọi thứ đã được sử dụng sẽ không được tôn trọng ngay từ ngày đầu. Đầu tiên, chúng ta hãy nhìn vào thực tế. Đó là câu chuyện.

Các mẫu lỗi thường gặp và cách giải quyết

Những công ty tạo ra những hướng dẫn không hiệu quả đều gặp phải một thất bại chung. Tôi sẽ liệt kê ba.

Sai lầm 1: Bị cấm nên không ai dùng. Nếu chúng ta tăng số lượng lệnh cấm vì sợ rủi ro, những người trong lĩnh vực này sẽ từ bỏ việc tạo ra AI hoặc bí mật sử dụng nó trên tài khoản cá nhân. Cái sau nguy hiểm hơn. Cách giải quyết là loại danh sách quyền + thiết kế OK có điều kiện.

Sai lầm 2: Quá dày để có thể đọc được. Không ai đọc 30 trang quy định. Một cách giải quyết khác là đặt một bảng tham khảo nhanh (bảng chấp nhận/không chấp thuận đầu vào) ở đầu sách, kèm theo các chi tiết.

Sai lầm thứ 3: Làm rồi để đó. Không cập nhật các quy tắc của công ty bạn ngay cả khi các nguyên tắc quốc gia được sửa đổi. Cách giải quyết là chỉ định chu kỳ sửa đổi và quản lý số phiên bản. Thành thật mà nói, chỉ cần tránh ba điều này sẽ quyết định phần lớn sự thành công hay thất bại trong hoạt động của bạn.

Nếu có những quy tắc được áp dụng nhưng chúng không được tuân thủ thì nguyên nhân thường không phải là các hướng dẫn mà là do cách chúng được đưa ra. Ngoài ra, vui lòng đọc 7 điểm chung có thể học được từ các trường hợp thất bại trong việc triển khai AI tổng hợp.

Những điểm cần lưu ý theo ngành/quy mô

Ngay cả với 12 hạng mục giống nhau, trọng tâm vẫn thay đổi tùy theo ngành và quy mô. Nếu bạn hài lòng với một mẫu đồng phục, bạn sẽ thất vọng.

Chìa khóa thành công của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là bắt đầu từ quy mô nhỏ và sớm. Đối với các công ty không có chuyên gia pháp lý, việc sử dụng mẫu do chính quyền địa phương công bố gần như là thực tế và chỉ thêm các lệnh cấm cụ thể cho công ty của bạn. Nếu bạn muốn tiến hành phần giới thiệu kết hợp với việc chuẩn bị các hướng dẫn, chúng tôi đã sắp xếp chi phí và trợ cấp trong hướng dẫn giới thiệu AI dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mục 4 (bí mật) và mục 9 (nhật ký) nên dày hơn đối với các ngành có tính bảo mật cao như lĩnh vực y tế, tài chính và pháp lý. Ngoài ra còn có tùy chọn xem xét riêng môi trường khép kín (cấu hình LLM hoặc RAG cục bộ) mà không đưa dữ liệu bí mật vào AI do đám mây tạo ra.

Về mặt chính phủ, Chính quyền Thủ đô Tokyo đã ban hành `` Hướng dẫn sử dụng AI tạo văn bản '' cho nhân viên vào tháng 8 năm 2023, đặt ra bốn quy tắc sử dụng: cấm nhập thông tin bí mật, kiểm tra sự tương đồng về bản quyền, kiểm tra bằng chứng và chỉ định việc sử dụng AI. Các tài liệu do khu vực công ban hành ở mức độ mà khu vực tư nhân có thể tham khảo.

Mối quan hệ giữa lựa chọn công cụ và hướng dẫn

Hãy xem xét các hướng dẫn và công cụ cấp phép dưới dạng một bộ. Chỉ tạo ra các quy tắc và không quyết định các công cụ cũng giống như chỉ đưa ra một bản đồ mà không đưa ra một chiếc ô tô.

Khi chọn công cụ cấp phép, ưu tiên hàng đầu là ``Có thể từ chối học bằng gói công ty không?'' được đề cập ở mục 8. Các lựa chọn điển hình bao gồm ChatGPT, Claude và Gemini, tất cả đều có gói tương đương với Team/Doanh nghiệp cho phép bạn hạn chế việc sử dụng dữ liệu cho việc học. Sẽ an toàn khi ghi lại "tên kế hoạch" trong danh sách cho phép của nguyên tắc.

Vì mỗi mô hình có những điểm mạnh khác nhau về suy luận, mã và văn bản, nên việc thiết kế một hệ thống cho phép các mục đích sử dụng khác nhau, chẳng hạn như một cho văn bản và một cho mã, là thực tế hơn là cố gắng bao quát tất cả các mục đích sử dụng của một công ty. Nếu bạn muốn mở rộng danh sách quyền của mình, hãy thử so sánh các lựa chọn thay thế ChatGPT và các lựa chọn thay thế Claude. Quan điểm so sánh về bảo mật được tóm tắt chi tiết trong bài viết liên quan, Hướng dẫn đầy đủ về bảo mật và quyền riêng tư cho các công cụ AI mà bạn cũng có thể muốn đọc.

Claude là một chatbot AI được phát triển bởi Anthropic, hỗ trợ hiểu, tạo, tóm tắt và phân tích văn bản theo cách trò chuyện tự nhiên. Nó có thế mạnh trong việc đọc các văn bản dài và sắp xếp các vấn đề, đồng thời có thể tóm tắt nội dung giấy tờ, hợp đồng, báo cáo, biên bản, v.v. và rút ra những điểm và rủi ro quan trọng. Chúng tôi cũng có thể trợ giúp soạn thảo email, đề xuất và tài liệu kinh doanh, diễn giải văn bản và tư vấn về quy tắc. Nó phù hợp cho các cá nhân và người dùng doanh nghiệp muốn hợp lý hóa việc nghiên cứu, viết và tạo tài liệu kinh doanh đồng thời nhấn mạnh tính chính xác và giải thích chi tiết.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

H. Có bao nhiêu trang phù hợp cho hướng dẫn AI thế hệ?

Phần chính phải dài từ 2 đến 4 trang và bảng tham khảo nhanh đính kèm phải dài 1 trang. Nó càng dày thì càng ít được đọc. Các quy trình và ví dụ chi tiết được cắt ra trong một tệp riêng biệt và phần chính bao gồm 12 mục một cách chính xác.

Q. Việc sử dụng phiên bản miễn phí có thực sự bị cấm không?

Để sử dụng cho mục đích kinh doanh, chúng tôi khuyên bạn nên cấm nó. Trong phiên bản miễn phí, các cài đặt có thể vẫn được giữ nguyên ở nơi dữ liệu đầu vào được sử dụng cho việc học, điều này có thể dẫn đến rò rỉ thông tin bí mật. Việc chuẩn hóa kế hoạch của công ty là an toàn và để công ty quản lý tài khoản của bạn.

H. Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không tuân thủ Nguyên tắc dành cho người vận hành AI phiên bản 1.2?

Mặc dù các hình phạt pháp lý sẽ không xảy ra ngay lập tức, nhưng các nguyên tắc thiếu hai điểm, xác minh con người (HITL) và truy xuất nguồn gốc, sẽ trở thành điểm yếu trong đánh giá nhà cung cấp và tuân thủ ISO 42001. Khuyến nghị nên xem xét lại các tài liệu được tạo dựa trên các tiêu chuẩn của phiên bản cũ.

Q. Tôi có nên nhập thông tin cá nhân không?

Về nguyên tắc, điều này là không tốt. Tuy nhiên, có những thiết kế cho phép tùy theo mục đích nếu nó được che giấu và ẩn danh để không thể nhận dạng được các cá nhân. Nếu nghi ngờ, vui lòng không vào.

H. Các hướng dẫn này được sửa đổi bao lâu một lần?

Chúng tôi khuyên bạn nên xem lại nó sáu tháng một lần. Bản thân các hướng dẫn kinh doanh AI quốc gia đã được sửa đổi trong nhiều năm, vì vậy chúng tôi sẽ nêu rõ số phiên bản và ngày sửa đổi trong tài liệu để bạn có thể theo dõi.

Hỏi: Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần rà soát pháp lý không?

Ngay cả khi bạn không có chuyên gia pháp lý toàn thời gian, bạn vẫn có thể tận dụng tối đa lợi ích của chuyên gia đó bằng cách sử dụng các mẫu tiết lộ công khai của chính quyền địa phương làm cơ sở. Chỉ cần kiểm tra với cố vấn pháp lý hoặc cố vấn xã hội và lao động của bạn khi có điều kiện hợp đồng cụ thể hoặc quy định của ngành là đủ.

Q. Công ty có sở hữu bản quyền sản phẩm không?

Tùy từng trường hợp thôi. Nó phụ thuộc vào các điều khoản sử dụng và giải thích luật bản quyền của AI. Sẽ an toàn hơn khi đưa quy tắc vào mục 5 để kiểm tra xem có tác phẩm nào tương tự hay không và liệu có bất kỳ hạn chế nào theo các điều khoản và điều kiện trước khi sử dụng thương mại hay không.

H. Làm cách nào tôi có thể ngăn chặn CNTT ngầm (sử dụng trái phép)?

Thay vì tăng số lượng lệnh cấm, sẽ tốt hơn nếu có đủ công cụ cấp phép để biến chúng thành ''chính thức và thuận tiện khi sử dụng''. Động cơ của việc bí mật sử dụng nó phần lớn là vì ''công thức này bất tiện''.

Ban biên tập Phán quyết

Thành thật mà nói, đặc điểm chung của các công ty không áp dụng các hướng dẫn về AI tổng quát là chúng chỉ được tạo ra bởi bộ phận quản lý rủi ro. Các vấn đề pháp lý và hệ thống thông tin tích lũy các điều khoản cấm trên bàn làm việc của họ và phân phát chúng mà không cần xem xét tình hình thực tế tại chỗ. Kết quả là họ không được bảo vệ ngay từ ngày đầu tiên hoặc những người trong hiện trường trốn vào tài khoản cá nhân của họ. Cả hai đều là tồi tệ nhất.

Mặt khác, những hướng dẫn hoạt động theo hướng ngược lại luôn có một ``bảng quyền đầu vào'' ở đầu sách. Nơi làm việc không đọc nội quy. Cấu trúc cho phép bạn đánh giá xem bạn có thể đưa phần này vào hay không chỉ bằng cách nhìn vào bảng sẽ giành chiến thắng. Câu trả lời đúng là tách biệt vai trò của các bài viết về vấn đề kiểm toán và pháp lý và bảng tham khảo nhanh cho lĩnh vực này.

Vấn đề lớn nhất vào năm 2026 là HITL và truy xuất nguồn gốc sẽ được triển khai đến đâu, đã được làm rõ trong phiên bản 1.2. Việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ lưu giữ nhật ký đầy đủ về tất cả các hoạt động là không thực tế, vì vậy chỉ cần lưu giữ hồ sơ “được con người xác nhận” về các hoạt động quan trọng là đủ. Thay vì hướng đến sự hoàn hảo, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu từ từ và xoay chuyển tình thế trong nửa năm, điều này cuối cùng sẽ dẫn đến một kết quả an toàn hơn. Ngay cả khi bạn có thể tạo một loại danh sách bị cấm một cách chính thức, bạn sẽ luôn thua trong hoạt động. Bạn có thể chọn giữa loại danh sách quyền + yêu cầu ngoại lệ.

Sau khi đưa ra hướng dẫn, trở ngại tiếp theo là nâng cao trình độ của những người “đọc nhưng không biết sử dụng”. Nếu bạn dự định bao gồm đào tạo, hãy kiểm tra sự khác biệt giữa sáu công ty đào tạo bên ngoài bằng cách so sánh các dịch vụ đào tạo AI và bạn sẽ có thể thực hiện phân phối và giáo dục dưới dạng một tập hợp.

Trang web chính thức của từng công cụ (thông tin chính)

Giá cả, chức năng và phạm vi hỗ trợ là thông tin chính được cung cấp bởi trang web chính thức của mỗi công ty. Bài viết này dựa trên xác nhận tại thời điểm xuất bản, nhưng hãy nhớ kiểm tra từng trang chính thức để biết các điều khoản và điều kiện mới nhất và chính xác.

• ChatGPT — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Claude — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Gemini — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Hướng dẫn kinh doanh AI Phiên bản 1.2 — Trang xuất bản của Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp

Gemini là trợ lý AI tương tác do Google cung cấp và là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, viết câu, tóm tắt và tạo ý tưởng dưới dạng trò chuyện. Nó có thể đọc nội dung không chỉ từ văn bản mà còn từ hình ảnh và tệp, đồng thời có thể được sử dụng để sắp xếp các điểm chính của tài liệu, văn bản email nháp, cách diễn đạt lại cụm từ, v.v. Nó cũng hỗ trợ các câu trả lời dựa trên thông tin tìm kiếm của Google và tích hợp với các dịch vụ của Google như Gmail, Google Docs và Google Drive. Đối với các cá nhân và nhóm thường làm việc hoặc học tập trong môi trường Google, ưu điểm là dễ dàng thực hiện từ nghiên cứu đến sáng tạo trong cùng một quy trình.