AI có thể làm gì tại văn phòng của người quét hành chính? Sử dụng thực tế (ấn bản 2026)

Những điểm chính của bài viết này Sẽ không đến ngày AI đảm nhận công việc độc quyền của những người quét hành chính. Tuy nhiên, các quy trình ngoại vi của việc tạo tài liệu, chẳng hạn như soạn thảo, nghiên cứu và trả lời khách hàng, chắc chắn có thể giảm xuống chưa đến một nửa thời gian vào năm 2026. Điều quan trọng là phải tách biệt "các quy trình được giao phó cho AI" và "các quy trình mà nhân viên có trình độ chịu trách nhiệm." Chúng tôi đã sắp xếp mục đích sử dụng cụ thể cho từng địa điểm như tư cách lưu trú, giấy phép kinh doanh xây dựng, biên bản, chứng nhận nội dung cũng như những dòng không được nhập.

Hộp thông tin Ban biên tập

Miễn phí ~ khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng (ChatGPT Plus/Claude Pro, v.v., kể từ tháng 4 năm 2026)

Các AI trò chuyện chính đều có gói miễn phí. Một khoản phí được khuyến nghị cho việc sử dụng kinh doanh thường xuyên.

ChatGPT / Claude / Gemini Tất cả đều có trình độ tiếng Nhật thực tế

Đối với các gói của công ty, có thể đặt dữ liệu không được sử dụng cho việc học (vui lòng kiểm tra các điều khoản và điều kiện)

Khả thi. Tuy nhiên, “đại diện” của các hoạt động độc quyền không thể được giao phó cho AI.

Việc nhập thông tin khách hàng yêu cầu chọn không tham gia/hợp đồng công ty

Xác nhận lần cuối: Ngày 31 tháng 7 năm 2026 bởi ban biên tập

Điều hiệu quả nhất với AI không phải là bản thân mẫu đơn đăng ký. Bước đầu tiên là ghi lại phiên điều trần, điều tra các yêu cầu, lập danh sách các tài liệu đính kèm và viết lời giải thích cho khách hàng. Việc này đang ngốn hết thời gian làm việc của tôi.

Công việc của người soát vé hành chính trước hết chỉ là "chuẩn bị và nộp tài liệu cho các cơ quan chính phủ". Sự độc quyền này không thể được thay thế bởi AI. Mặt khác, nghiên cứu và tài liệu xung quanh trùng lặp với các lĩnh vực mà AI tạo sinh hoạt động tốt nhất.

Đó là lý do tại sao lập luận rằng ``AI sẽ loại bỏ sự cần thiết của người quét hành chính'' là sai lầm. Câu hỏi chính xác cần đặt ra là những quy trình nào nên được chuyển giao cho AI và thời gian rảnh nên sử dụng vào việc gì?

AI có thể phát huy hiệu quả ở đâu trong công việc của người quét hành chính?

Tóm lại, AI có hiệu quả trong việc “định dạng tài liệu” và “tổ chức thông tin”. Phần liên quan đến khả năng phán đoán và trách nhiệm vẫn thuộc về con người.

Nếu bạn chia nhỏ một ngày trong cuộc đời của một người quét dọn hành chính, thì đáng ngạc nhiên là bạn sẽ thấy có rất ít việc điền vào mẫu đơn thuần túy. Hầu hết công việc bao gồm "công việc ngoại vi" như phỏng vấn khách hàng, xác định các tài liệu cần thiết, xác nhận các luật và quy định cơ bản, gửi yêu cầu đến các văn phòng chính phủ và thông báo tiến độ. Tỷ lệ công việc ngoại vi càng cao thì hiệu quả chi phí của việc triển khai AI càng cao.

Bảng dưới đây tóm tắt mức độ phù hợp của AI cho từng quy trình kinh doanh.

Dưới đây là bản tóm tắt về khối lượng công việc có thể giao cho AI trong mỗi quy trình.

Như được trình bày trong bảng, giải pháp thực sự là để cốt lõi của công việc phục tùng và tự chủ độc quyền vào tay con người, đồng thời lấp đầy khoảng trống bằng AI.

Việc soạn thảo đơn xin giấy phép có thể được giao cho AI ở mức độ nào?

AI đóng vai trò tích cực trong quá trình “xác định yêu cầu” và “soạn thảo” đơn xin cấp phép. Trách nhiệm cuối cùng về việc đệ trình thuộc về người có trình độ.

Giấy phép kinh doanh xây dựng, giấy phép kinh doanh thu gom và vận chuyển rác thải công nghiệp, giấy phép kinh doanh bất động sản, giấy phép kinh doanh hàng cũ—tất cả đều có yêu cầu chi tiết và nhiều hồ sơ cần thiết. Khi bạn cho AI biết loại giấy phép và sơ lược về doanh nghiệp, nó sẽ trả về danh sách các tài liệu cần thiết dự kiến ​​và các yêu cầu chung. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nghiên cứu lại từ đầu.

Tuy nhiên, bạn cần phải cẩn thận. AI có thể kết hợp “một cách hợp lý” các phong cách cũ và các thể chế lỗi thời. Danh sách yêu cầu được tạo ra phải được kiểm tra trên trang web chính thức của cơ quan có thẩm quyền. Đây là một quá trình không thể bỏ qua.

Việc tạo bản thảo rất hiệu quả trong việc tạo ra các khuôn khổ cho “kế hoạch kinh doanh”, “văn bản cam kết” và “tuyên bố lý do” có nhiều cụm từ cố định. Để AI vẽ bảng và thêm màu đỏ sẽ nhanh hơn so với viết từ một tờ giấy trắng.

Việc sử dụng trong thực tế như sau.

• Hiểu biết ban đầu về yêu cầu: Nắm bắt bức tranh tổng thể bằng AI (xác nhận cuối cùng trên trang web chính thức)
• Danh sách đính kèm: Để AI liệt kê và tạo danh sách kiểm tra
• Đề cương tài liệu tiêu chuẩn: Do AI soạn thảo, từ ngữ được người có chuyên môn hoàn thiện
• Những nơi cần có sự phán xét cá nhân: Được tạo bởi ai đó từ đầu

Giấy phép và giấy phép được xử lý khác nhau bởi mỗi chính quyền địa phương. Tiền đề không phải là chấp nhận các câu trả lời của AI theo mệnh giá mà là chấp nhận thông tin mới nhất từ ​​đầu mối liên hệ liên quan là `` chính xác.''

Tôi cũng muốn đọc nó

TypingMind là gì? Giá và các tùy chọn lựa chọn bắt đầu từ $39 (phiên bản 2026)

TypingMind là màn hình trò chuyện một lần, nơi bạn có thể sử dụng nhiều AI bằng khóa API của riêng mình. Chúng tôi đã sắp xếp các nội dung của Tiêu chuẩn $39, Mở rộng $79 và Cao cấp $99, phiên bản Nhóm bắt đầu từ $83 mỗi tháng, nơi lưu dữ liệu và mức độ bạn có thể sử dụng miễn phí bằng cách sử dụng thông tin chính thức kể từ tháng 8 năm 2026.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

14 bài toán và giải pháp triển khai AI trong các công ty xây dựng và ngành xây dựng

Phải mất nửa ngày để tạo ước tính và bạn có thể thu thập 20 báo cáo hàng ngày. Chúng tôi đã sắp xếp 14 vấn đề gặp phải khi giới thiệu AI trong ngành xây dựng dưới dạng Hỏi đáp. Hầu hết các nguyên nhân không nằm ở hiệu suất của AI mà nằm ở cách nó được phân phối. Nó bao gồm bản tóm tắt chi tiết về báo cáo hàng ngày, cách bắt đầu sau một tuần, chi phí khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng và những điểm cần lưu ý về trợ cấp.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

Tại sao AI lại hiệu quả trong việc hỗ trợ tình trạng cư trú của người nước ngoài

Đơn xin tình trạng cư trú và thị thực là một lĩnh vực đang phát triển đối với những người quét hành chính và rất phù hợp với AI. Lý do là có nhiều “nhiều ngôn ngữ” và “những lời giải thích lặp đi lặp lại”.

Hỗ trợ người lao động nước ngoài được cho là một công việc được dự đoán sẽ có nhu cầu trong tương lai. Các danh mục rất phức tạp, chẳng hạn như kỹ năng, kiến ​​thức công nghệ/nhân văn/dịch vụ quốc tế và các kỹ năng cụ thể và khách hàng thường không nói tiếng Nhật như ngôn ngữ mẹ đẻ của họ.

Đây là lúc việc dịch thuật và đơn giản hóa bằng AI phát huy tác dụng. Tạo một bản tuyên bố lý do nộp đơn bằng tiếng Nhật, dịch nó sang ngôn ngữ mẹ đẻ của khách hàng và yêu cầu họ xác nhận nội dung. Mặt khác, tôi yêu cầu họ tóm tắt các tài liệu bằng tiếng mẹ đẻ mà họ nhận được từ khách hàng bằng tiếng Nhật. Chuyến đi khứ hồi này đột nhiên trở nên dễ dàng hơn.

Viết lý do tuyển dụng và mô tả hoạt động liên quan đến phần lớn công việc phỏng vấn các công ty về hoàn cảnh của họ và ghi lại chúng. Các thông tin thực tế được cung cấp cho AI và bản phác thảo được tạo ra, đồng thời người quét hành chính sẽ hoàn tất quy trình bằng cách so sánh nó với các tiêu chuẩn sàng lọc nhập cư. Sự phân công lao động này là thực tế.

Tuy nhiên, việc kiểm tra nhập cư là nhạy cảm. Không được phép phóng đại hoặc tuyên bố khác với thực tế. Vì AI có thể đưa ra những cách diễn đạt có vẻ dễ dàng vượt qua nên vai trò của con người là hướng dẫn chúng quay trở lại cơ sở thực tế.

Cách sử dụng trong biên bản/dự thảo hợp đồng

Soạn thảo biên bản và hợp đồng là lĩnh vực mà AI tổng hợp có thể có tác động ngay lập tức nhất.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông và biên bản họp hội đồng quản trị liên quan đến việc thành lập công ty hoặc thay đổi giám đốc có định dạng cố định. Bằng cách sao chép bản ghi và sử dụng AI để định dạng nó thành định dạng phút, thời gian tạo sẽ giảm đáng kể. Biên bản cuộc họp AI và các công cụ phiên âm rất hữu ích cho mục đích này.

Khi nói đến việc soạn thảo hợp đồng, việc tạo ra các điều khoản tiêu chuẩn là một lĩnh vực chuyên môn. AI được sử dụng để cung cấp hướng dẫn về hợp đồng gia công, hợp đồng cho thuê, thỏa thuận không tiết lộ, v.v. và con người đưa ra các điều kiện cụ thể cho dự án. Nhanh hơn soạn thảo từ đầu.

Tuy nhiên, có những rào cản về trình độ đối với việc kiểm tra hợp đồng. Phải thận trọng trong lĩnh vực cung cấp tư vấn pháp lý về bồi thường trong các trường hợp cá nhân liên quan đến Luật Luật sư. AI sẽ chỉ được sử dụng để hỗ trợ soạn thảo trong văn phòng và các quyết định cũng như trách nhiệm pháp lý cuối cùng sẽ thuộc về những nhân viên có trình độ.

Tự động hóa việc sao chép và biên bản cuộc họp cũng có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả dịch vụ khách hàng. Việc tổ chức các công cụ hỗ trợ khách hàng AI có thể hữu ích khi tạo ra một hệ thống trả lời các câu hỏi.

Đẩy mạnh công tác nghiên cứu, thu thập thông tin pháp luật

Đối với mục đích nghiên cứu, AI trả lời bằng tài liệu tham khảo tương thích với người quét quản trị. Điều này là do nó dễ dàng để xác minh cơ sở.

AI dành riêng cho tìm kiếm như Perplexity được thiết kế để trả về thông tin mới nhất kèm theo trích dẫn, giúp nó phù hợp cho việc nghiên cứu trên nhiều trang web. Nó có thể được sử dụng để hiểu nội dung sửa đổi pháp luật và nắm bắt những thay đổi của hệ thống.

Tuy nhiên, nguyên tắc vàng khi sử dụng AI trong nghiên cứu pháp luật là “quay lại thông tin ban đầu”. Hãy nhớ kiểm tra số bài viết và thông tư do AI hiển thị với văn bản gốc trên các trang web của Chính phủ điện tử hoặc chính phủ. Bản tóm tắt AI là điểm đầu vào chứ không phải bản thân bằng chứng.

Để sử dụng kiến ​​thức ở văn phòng, sẽ hiệu quả hơn nếu để nhân viên đọc tài liệu có sẵn và yêu cầu họ trả lời các câu hỏi. Các công cụ như NotebookLM, cho phép bạn trả lời các câu hỏi dựa trên tài liệu bạn đã tải lên, rất hiệu quả trong việc tìm kiếm chéo các định dạng dự án trước đây và các hướng dẫn nội bộ.

Việc so sánh nghiên cứu AI như sau.

Chúng tôi đã tổ chức các ứng cử viên AI chính cho mục đích nghiên cứu.

Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là sử dụng chúng như một công cụ để “thu hẹp phạm vi điều tra và tạo ra điểm khởi đầu” hơn là “để có được câu trả lời”.

ChatGPT là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, tạo văn bản, sắp xếp thông tin và tạo ý tưởng thông qua đối thoại tự nhiên. Bạn có thể thực hiện các tác vụ dựa trên văn bản như tóm tắt văn bản dài, soạn thảo email và đề xuất, dịch, diễn giải và sắp xếp chúng dưới dạng bảng trong khi trò chuyện. Chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tạo mã lập trình, xác nhận nguyên nhân lỗi, giải thích nội dung học tập và tư vấn bằng hình ảnh. Nó phù hợp cho những người dùng muốn sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau, từ nghiên cứu cá nhân đến hỗ trợ tạo và phát triển tài liệu kinh doanh.

Tôi nên chọn công cụ AI nào?

AI trò chuyện có mục đích chung sẽ dựa trên ba lựa chọn: ChatGPT, Claude và Gemini. Chọn dựa trên cách bạn sử dụng văn phòng của bạn.

AI vào năm 2026 đang chuyển đổi từ "trò chuyện tương tác" sang "loại agent tự động hoàn thành nhiệm vụ". Tuy nhiên, trong thực tế của những người quét quản trị, trước tiên sẽ hiệu quả hơn về mặt chi phí nếu sử dụng một dịch vụ trò chuyện có mục đích chung vững chắc.

Claude là một lựa chọn tốt nếu bạn coi trọng sự tự nhiên của câu văn và khả năng đọc văn bản dài, ChatGPT phù hợp với tính linh hoạt và độ rộng của thông tin, còn Gemini phù hợp với việc liên kết với các dịch vụ và tìm kiếm của Google. Tất cả họ đều nói tiếng Nhật ở mức độ thực tế.

ChatGPT Plus có giá khoảng 20 USD và Claude Pro có giá khoảng 17 USD với hợp đồng hàng năm. Nếu bạn có thể tiết kiệm thời gian làm việc khoảng 3.000 yên Nhật một tháng thì hiệu quả chi phí là vô song.

Tổ chức định vị các công cụ chính.

Bảng này tóm tắt cách chọn AI trò chuyện có mục đích chung.

Trước tiên hãy dùng thử miễn phí và nếu bạn cho rằng mình có thể sử dụng nó cho mục đích kinh doanh, hãy chỉ trả tiền cho một cái. Vẫn chưa quá muộn để sử dụng nhiều hợp đồng.

Claude là một chatbot AI được phát triển bởi Anthropic, hỗ trợ hiểu, tạo, tóm tắt và phân tích văn bản theo cách trò chuyện tự nhiên. Nó có thế mạnh trong việc đọc các văn bản dài và sắp xếp các vấn đề, đồng thời có thể tóm tắt nội dung giấy tờ, hợp đồng, báo cáo, biên bản, v.v. và rút ra những điểm và rủi ro quan trọng. Chúng tôi cũng có thể trợ giúp soạn thảo email, đề xuất và tài liệu kinh doanh, diễn giải văn bản và tư vấn về quy tắc. Nó phù hợp cho các cá nhân và người dùng doanh nghiệp muốn hợp lý hóa việc nghiên cứu, viết và tạo tài liệu kinh doanh đồng thời nhấn mạnh tính chính xác và giải thích chi tiết.

Ứng dụng AI trong dịch vụ khách hàng và thu hút khách hàng

Dịch vụ khách hàng và thu hút khách hàng là những lĩnh vực mà AI có thể mang lại lợi ích to lớn cho nghề nghiệp. Nó hiệu quả như văn phòng một người.

Phản hồi ban đầu cho các câu hỏi qua email, mẫu câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp và tạo bảng điều trần trước khi phỏng vấn—những bảng này có thể được AI soạn thảo và sau đó được con người kiểm tra. Bạn có thể tăng tốc độ phản hồi mà không ảnh hưởng đến chất lượng phản hồi.

Điều tương tự cũng xảy ra với văn bản thu hút khách hàng trên các trang web và blog. AI sẽ tạo dàn ý các bài viết giải thích như ``Quy trình thủ tục thừa kế'' và ``Các tài liệu cần thiết để thành lập công ty'' sẽ được các chuyên gia giám sát và xuất bản. Giao tiếp liên tục cũng có hiệu quả về mặt SEO.

Đối với các văn phòng muốn hệ thống hóa phản hồi yêu cầu của mình, việc so sánh các công cụ dịch vụ khách hàng AI là điểm khởi đầu tốt. Bằng cách tự động hóa phản hồi ban đầu bằng chatbot, bạn có thể giải phóng thời gian để tập trung vào công việc chuyên môn của mình.

Tuy nhiên, cần phải có chất lượng và độ chính xác khi phổ biến thông tin chuyên môn. Nếu bạn xuất bản văn bản thu hút khách hàng được viết bởi AI, có nguy cơ nó sẽ chứa các lỗi thực tế hoặc cách diễn đạt phóng đại. Kiểm tra của chuyên gia là cần thiết trước khi xuất bản.

Đâu là ranh giới mà bạn không nên để việc đó cho AI?

Những thứ không nên giao cho họ là ``đại diện độc quyền'' và ``phán quyết pháp lý cuối cùng.'' Đây là cốt lõi của trình độ chuyên môn và trách nhiệm.

Việc chuẩn bị và nộp hồ sơ để nộp cho cơ quan công quyền là nhiệm vụ riêng của những người có bằng cấp quốc gia. Ngay cả khi AI tạo bản nháp, người quét hành chính vẫn có trách nhiệm gửi nó. Bạn không thể để AI “làm điều đó cho bạn”.

Ngoài ra còn có rào cản về tính bảo mật. Sẽ rất nguy hiểm nếu vô tình nhập thông tin cá nhân của khách hàng hoặc thông tin kinh doanh nhạy cảm vào AI được thiết lập để sử dụng cho việc học tập. Cài đặt gói công ty và chọn không tham gia giả định một cấu hình trong đó dữ liệu đầu vào không được sử dụng cho việc học.

Sắp xếp những gì không nên làm.

• Nhập tên thật và thông tin nhạy cảm của người yêu cầu khi bật cài đặt học tập.
• Gửi phản hồi pháp lý về AI mà không cần kiểm tra thông tin chính
• Sử dụng “cách diễn đạt dễ hiểu” do AI tạo sinh mà không kiểm tra thực tế
• Chuyển quyền phán quyết và trách nhiệm về các hoạt động độc quyền cho AI

Chỉ cần tuân thủ bốn điểm này, bạn có thể mạnh dạn sử dụng AI trong phần còn lại của quá trình. Thứ tự đúng là tăng cường phòng thủ rồi tấn công.

Bước đầu tiên trong việc thực hiện nó là gì?

Bước đầu tiên là tập trung vào hai việc: “ghi lại phiên mã” và “tạo bản nháp”. Điều này là do các tác động rất dễ nhận thấy và rủi ro là nhỏ.

Nếu bạn đột nhiên cố gắng chuyển đổi mọi hoạt động sang AI, bạn sẽ thất vọng. Đầu tiên, hãy tập trung vào một điểm hiệu quả nhất, sau đó mở rộng khi bạn đã quen với nó. Với phiên âm và soạn thảo, ngay cả khi bạn mắc lỗi cũng không bị mất mát nhiều và bạn có thể dễ dàng trải nghiệm hiệu quả tiết kiệm thời gian.

Trình bày các bước thực hiện.

1. Dùng thử miễn phí một AI có mục đích chung (ChatGPT/Claude/Gemini)
2. Phiên âm bản ghi âm thính giác → Bắt đầu bằng bản tóm tắt
3. Mở rộng thành các bản thảo văn bản chuẩn (biên bản, lời tuyên thệ)
4. Thông tin nhạy cảm được nhập ẩn danh để đảm bảo bí mật.

Khi đã quen, bạn có thể mở rộng sang sử dụng kiến ​​thức nội bộ để đọc các định dạng từ các dự án trước đây và tạo bài viết để thu hút khách hàng. Cuối cùng, cách nhanh nhất là không hướng tới sự hoàn hảo ngay từ đầu.

Gemini là trợ lý AI tương tác do Google cung cấp và là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, viết câu, tóm tắt và tạo ý tưởng dưới dạng trò chuyện. Nó có thể đọc nội dung không chỉ từ văn bản mà còn từ hình ảnh và tệp, đồng thời có thể được sử dụng để sắp xếp các điểm chính của tài liệu, văn bản email nháp, cách diễn đạt lại cụm từ, v.v. Nó cũng hỗ trợ các câu trả lời dựa trên thông tin tìm kiếm của Google và tích hợp với các dịch vụ của Google như Gmail, Google Docs và Google Drive. Đối với các cá nhân và nhóm thường làm việc hoặc học tập trong môi trường Google, ưu điểm là dễ dàng thực hiện từ nghiên cứu đến sáng tạo trong cùng một quy trình.

AI sẽ lấy đi công việc của những người quét hành chính?

Cái đang bị lấy đi là “công việc” chứ không phải “bằng cấp”. Trên thực tế, càng ít công việc thì càng dễ cạnh tranh dựa trên chuyên môn.

Các doanh nghiệp có tiềm năng cho tương lai bao gồm liên quan đến máy bay không người lái, liên quan đến chỗ ở tư nhân, hỗ trợ người lao động nước ngoài và ADR (giải quyết tranh chấp thay thế). Những lĩnh vực này có tính cá nhân hóa cao và không thể chỉ hoàn thành bằng AI.

Nếu AI giảm thời gian dành cho các công việc thường ngày, con người có thể tập trung vào những công việc mà chỉ con người mới có thể làm được, chẳng hạn như tư vấn, điều phối và đàm phán. Giảm tỷ lệ tạo tài liệu chi phí thấp và chuyển sang công việc có giá trị gia tăng cao là một chiến lược thực tế trong kỷ nguyên AI.

Thay vì nghĩ rằng chúng ta sẽ thua AI, sẽ chính xác hơn khi nghĩ rằng chúng ta sẽ thua một văn phòng không thể sử dụng AI. Điều làm nên sự khác biệt không phải là sự hiện diện hay vắng mặt của AI mà là sự khác biệt ở cách nó được sử dụng tốt như thế nào.

Ban biên tập Phán quyết

Kể từ năm 2026, việc đưa AI vào các văn phòng của người quét hành chính đã bước vào giai đoạn “bắt đầu từ đâu” thay vì “có nên làm hay không”. Cốt lõi của hoạt động kinh doanh độc quyền sẽ không được giao cho AI trong thời điểm hiện tại. Mặt khác, phiên âm, nghiên cứu, soạn thảo và hỗ trợ khách hàng trước đó có thể được nén một cách đáng tin cậy bằng AI trò chuyện có mục đích chung có giá khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng. Hiệu quả chi phí có thể nói là đặc biệt.

Tuy nhiên, nếu bạn bỏ qua các biện pháp phòng ngừa cụ thể đối với nghề nghiệp, bạn sẽ bị trừng phạt. Sự bí mật và ảo giác. Nhập thông tin nhạy cảm của khách hàng khi bật cài đặt học tập và gửi phản hồi pháp lý về AI mà không kiểm tra thông tin chính—hai hành động này trực tiếp dẫn đến tai nạn. Giả sử rằng kế hoạch này là kế hoạch của công ty không bao gồm việc sử dụng nghiên cứu, thì cần phải đảm bảo rằng xác nhận cuối cùng được thực hiện bằng cách luôn quay lại thông tin chính thức.

Từ quan điểm của ban biên tập, lợi ích của AI sẽ lớn hơn đối với các văn phòng một người. Nhân lực càng hạn chế thì càng tiết kiệm thời gian cho công việc ngoại vi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số vụ việc có thể giải quyết được. Đầu tiên, chúng tôi sẽ tập trung vào hai lĩnh vực: phiên âm và soạn thảo, và sau khi củng cố khả năng phòng thủ của mình, chúng tôi sẽ mở rộng sang việc thu hút khách hàng và tận dụng kiến ​​thức. Thứ tự này không thể thay đổi. Đã bắt đầu rằng các công ty không sử dụng AI sẽ thua kém về tốc độ so với những công ty sử dụng.

Đánh giá biên tập

Thành thật mà nói, khả năng tương thích giữa công việc quét quản trị và AI là ở mức cao nhất trong số tất cả các ngành nghề chuyên nghiệp. Cốt lõi công việc của họ là “tổ chức tài liệu và thông tin” dưới hình thức nghiên cứu và tạo tài liệu, và đây là lĩnh vực mà AI tạo sinh là một lựa chọn tuyệt vời.

Chỉ riêng AI trò chuyện có mục đích chung sẽ thay đổi một nửa công việc. Không cần phải cài đặt công nghệ pháp lý chuyên dụng đắt tiền ngay từ đầu. Chỉ cần sử dụng một ChatGPT hoặc Claude với giá vài nghìn yên Nhật mỗi tháng là bạn sẽ tự chi trả được. Thực lòng tôi không thấy có lý do gì để ngần ngại đầu tư vào đây.

Mặt khác, thật khó để mong đợi AI hiện tại có thể “thay thế những người quét hành chính”. Quyết định cuối cùng về các yêu cầu, áp dụng chúng vào các tiêu chuẩn sàng lọc nhập cư và xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng—cốt lõi của việc này chỉ có thể được xử lý bởi con người. AI là người soạn thảo xuất sắc, không thể thay thế những người có trình độ. Nếu bạn không kết hợp các vai trò thì sẽ không có công cụ nào hữu ích như công cụ này.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi: Tôi có thể yêu cầu AI thực hiện công việc độc quyền của người quét hành chính không?

bạn không thể. Việc chuẩn bị và nộp các tài liệu để nộp cho cơ quan công quyền là nhiệm vụ riêng của những người có trình độ quốc gia và AI chỉ giới hạn trong việc hỗ trợ soạn thảo và nghiên cứu. Chủ thể và trách nhiệm nộp hồ sơ thuộc về người quét hành chính.

Q. Nhập thông tin cá nhân của khách hàng vào AI có được không?

Giả định rằng các cài đặt này không được sử dụng cho việc học (kế hoạch của công ty hoặc chọn không tham gia). Do nghĩa vụ bảo mật, nên tránh nhập thông tin nhạy cảm vào gói chung miễn phí và ẩn danh nó càng nhiều càng tốt trước khi sử dụng.

Câu hỏi: Tôi nên bắt đầu với AI nào?

Chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử miễn phí một trong các ChatGPT, Claude hoặc Gemini. Claude là một lựa chọn tốt nếu bạn muốn nhắn tin, ChatGPT phù hợp với tính linh hoạt và Gemini là lựa chọn phù hợp nếu bạn muốn tích hợp với Google (kể từ tháng 4 năm 2026).

Câu hỏi: Tôi có thể sử dụng các phản hồi pháp lý AI như hiện tại không?

Không thể sử dụng được. AI có thể kết hợp các phong cách cũ và các thể chế lỗi thời một cách hợp lý. Trước tiên hãy đảm bảo kiểm tra các quy định và yêu cầu trên Chính phủ điện tử hoặc trang web chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

Hỏi. Nó có giá bao nhiêu?

AI trò chuyện đa năng có giá khoảng 20 USD mỗi tháng (ChatGPT Plus) và Claude Pro có giá khoảng 17 USD mỗi tháng với hợp đồng hàng năm. Người ta tính toán rằng bạn có thể tiết kiệm thời gian làm việc khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng.

H. AI hữu ích như thế nào trong việc đăng ký tình trạng cư trú/visa?

Dịch đa ngôn ngữ và đơn giản hóa các giải thích có hiệu quả. Nó có thể được sử dụng để soạn thảo bản trình bày lý do nộp đơn hoặc tóm tắt các tài liệu tiếng Nhật bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của khách hàng. Tuy nhiên, việc phóng đại bị cấm và vai trò của những nhân viên có trình độ là phải điều chỉnh cho phù hợp với cơ sở thực tế.

H. Liệu AI có loại bỏ công việc của người quét hành chính không?

Những gì sẽ biến mất là công việc thường lệ chứ không phải bằng cấp hay chuyên môn. Thực tế, càng ít việc phải làm thì bạn càng có thể tập trung vào việc tư vấn, đàm phán, công việc mang tính cá nhân hóa cao và càng sử dụng AI thì văn phòng sẽ càng thuận lợi.

Xem các so sánh/lựa chọn thay thế liên quan

• So sánh ChatGPT với Claude
• So sánh Gemini với Claude
• So sánh ChatGPT với Gemini
• So sánh bối rối với ChatGPT
• Xem các lựa chọn thay thế cho NotebookLM
• Xem các lựa chọn thay thế của Claude

Trang web chính thức của từng công cụ (thông tin chính)

Giá cả, chức năng và phạm vi hỗ trợ là thông tin chính được cung cấp bởi trang web chính thức của mỗi công ty. Bài viết này dựa trên xác minh tại thời điểm xuất bản, nhưng hãy nhớ kiểm tra từng trang chính thức để biết các điều kiện chính xác và mới nhất.

• ChatGPT — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Claude — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Gemini — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Perplexity — Trang web chính thức (xem chi tiết)

Bài viết liên quan

• AI có thể làm gì cho các văn phòng tư vấn xã hội và lao động? 11 Công Dụng Thực Tế (Phiên bản 2026)
• AI có thể làm gì trong ngành di chuyển? 12 công dụng thực tế (ấn bản 2026)
• AI có thể làm gì ở các trường dạy lái xe? 12 cách hiệu quả để sử dụng nó trong hiện trường (phiên bản 2026)
• AI có thể làm gì trong lớp học âm nhạc? 15 công dụng thực tế (ấn bản 2026)
• 7 công cụ AI dành cho người quét hành chính | Cách chọn đơn giản hóa đơn xin giấy phép và tạo tài liệu (phiên bản 2026)