[Mới nhất năm 2026] 7 công cụ AI được đề xuất cho chính quyền địa phương và các tổ chức công cộng | AI kinh doanh thực sự có thể được sử dụng trong lĩnh vực này

Những điểm chính của bài viết này Chính quyền địa phương cần hai thứ, không phải `` AI thông minh '' mà là `` các hoạt động bảo vệ thông tin cá nhân '' và `` khả năng hoạt động có thể học được trong 3 phút tại chỗ. '' Hơn 70% đô thị trên toàn quốc đã bắt đầu giới thiệu thử nghiệm hoặc vận hành toàn diện AI tổng hợp (Sách trắng Thông tin và Truyền thông năm 2020 của Bộ Nội vụ và Truyền thông). Nếu bạn bị cuốn vào bốn nhiệm vụ là biên bản cuộc họp, lấy ý kiến ​​người dân, soạn thảo pháp lệnh và đặt câu hỏi về trợ cấp, số giờ làm thêm của bạn sẽ biến mất theo từng khoảng từ 15 đến 30 giờ mỗi tháng. Không thể sử dụng AI dựa trên đám mây cho các hoạt động yêu cầu kết nối LGWAN hoặc mạng đóng. Sẽ an toàn hơn nếu có một môi trường dành riêng cho các nhà cung cấp trong nước.

Hộp thông tin Ban biên tập

Miễn phí ~ 3.000 yên Nhật/người mỗi tháng (ước tính riêng cho việc thực hiện nội bộ)

ChatGPT, Gemini và Claude có các gói miễn phí nhưng chúng tôi khuyên bạn nên trả tiền để sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Tương thích với cả 7 ngôn ngữ chính, ChatGPT/Gemini nổi bật về độ chính xác đối với danh từ riêng

Có sẵn cho tất cả các sản phẩm (có thể liên kết hệ thống nội bộ/liên kết RPA)

Có sẵn sản phẩm tương thích với SOC2 Loại II / ISO27001 / Môi trường Chính phủ (Gov/Sovereign)

Có thể được sử dụng cho mục đích kinh doanh, nhưng về nguyên tắc việc nhập thông tin cá nhân của cư dân bị cấm.

Tiền đề đám mây (nếu bạn muốn tại chỗ, hãy sử dụng các sản phẩm của nhà cung cấp trong nước như exaBase)

Hãy chắc chắn kiểm tra xem nó có hỗ trợ loại kết nối LGWAN/mạng kín hay không.

Xác nhận lần cuối: Ngày 1 tháng 8 năm 2026 bởi ban biên tập

"Tôi đã thử cài đặt ChatGPT nhưng nhân viên ngại sử dụng." Tôi đã nghe khiếu nại này từ nhiều nhân viên DX của chính quyền địa phương. Lý do rất đơn giản: trước khi chọn một công cụ, người ta chưa quyết định ai sẽ sử dụng cái gì cho nhiệm vụ nào. AI không tệ. Đơn giản là thiếu thiết kế vận hành.

Trong bài viết này, chúng tôi đã chọn ra bảy công cụ AI thực sự đang được sử dụng trong chính quyền địa phương tính đến tháng 6 năm 2026 hoặc đáng sử dụng. Điều này không chỉ bao gồm các đám mây lớn ở nước ngoài mà còn bao gồm các tùy chọn hỗ trợ mạng đóng do các nhà cung cấp trong nước cung cấp. Tiêu chí bao gồm ba điểm: `` độ chính xác của tiếng Nhật '', '' xử lý thông tin cá nhân '' và '' chi phí học tập mà ngay cả những nhân viên không chuyên về kỹ thuật cũng có thể chi trả.''

Ba ranh giới mà chính quyền địa phương phải rút ra trước khi giới thiệu các công cụ AI

Nếu bạn cài đặt chúng không đúng thứ tự, bạn có thể phải quay lại Excel sau sáu tháng. Dòng đầu tiên được vẽ là rõ ràng.

1. Ghi lại các danh mục cho phép nhập thông tin cá nhân và những danh mục không cho phép nhập thông tin cá nhân. - Tiền đề chính là AI đám mây bị cấm đối với sổ đăng ký cư trú cơ bản, thông tin thuế và hồ sơ trường hợp phúc lợi.
2. Công việc LGWAN và công việc Internet tách biệt về mặt vật lý - Ngay cả khi cùng một nhân viên sử dụng AI khác nhau cho mỗi thiết bị đầu cuối, tai nạn sẽ giảm bớt.
3. Nén các nguyên tắc nội bộ của cơ quan xuống dưới hai trang — Ngay cả khi bạn tạo quy định 30 trang trên A4, sẽ không có ai đọc nó. Bước ngoặt để thực hiện thành công là cắt nó xuống kích thước có thể dán lên tủ lạnh.

Chính quyền địa phương chưa quyết định về ba vấn đề này nên giải quyết những vấn đề này trước khi lựa chọn công cụ. Mặt khác, nếu bạn có thể vượt qua được điều này, chỉ cần kết hợp hai hoặc ba trong số bảy công cụ được mô tả bên dưới sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn đáng kể.

Hiện trạng triển khai AI của thành phố vào năm 2026

Theo “Sách trắng Thông tin và Truyền thông năm 2020” của Bộ Nội vụ và Truyền thông, 55,2% công ty sử dụng thế hệ AI cho một số loại công việc, trong đó 47,3% sử dụng nó để tạo email, biên bản và tạo tài liệu. Mặc dù không có số liệu thống kê có thể so sánh về chính quyền địa phương, nhưng các chính quyền địa phương hàng đầu như Tokyo, Kobe, Yokosuka và Tsukuba đã vận hành môi trường ChatGPT độc quyền trong văn phòng hoặc RAG của riêng họ (hệ thống cho phép người dùng đọc và trả lời tài liệu nội bộ) kể từ năm 2024.

Nói cách khác, chúng ta hiện không đang trong giai đoạn tranh luận xem có nên giới thiệu nó hay không mà đang trong giai đoạn quyết định nên sử dụng nhiệm vụ nào, công cụ nào và ngân sách bao nhiêu. Thực tế vào năm 2026 là chính quyền địa phương càng quan tâm đến sự liên kết thì họ sẽ càng bị tụt lại phía sau.

Tôi cũng muốn đọc nó

TypingMind là gì? Giá và các tùy chọn lựa chọn bắt đầu từ $39 (phiên bản 2026)

TypingMind là màn hình trò chuyện một lần, nơi bạn có thể sử dụng nhiều AI bằng khóa API của riêng mình. Chúng tôi đã sắp xếp các nội dung của Tiêu chuẩn $39, Mở rộng $79 và Cao cấp $99, phiên bản Nhóm bắt đầu từ $83 mỗi tháng, nơi lưu dữ liệu và mức độ bạn có thể sử dụng miễn phí bằng cách sử dụng thông tin chính thức kể từ tháng 8 năm 2026.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

14 bài toán và giải pháp triển khai AI trong các công ty xây dựng và ngành xây dựng

Phải mất nửa ngày để tạo ước tính và bạn có thể thu thập 20 báo cáo hàng ngày. Chúng tôi đã sắp xếp 14 vấn đề gặp phải khi giới thiệu AI trong ngành xây dựng dưới dạng Hỏi đáp. Hầu hết các nguyên nhân không nằm ở hiệu suất của AI mà nằm ở cách nó được phân phối. Nó bao gồm bản tóm tắt chi tiết về báo cáo hàng ngày, cách bắt đầu sau một tuần, chi phí khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng và những điểm cần lưu ý về trợ cấp.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

ChatGPT là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, tạo văn bản, sắp xếp thông tin và tạo ý tưởng thông qua đối thoại tự nhiên. Bạn có thể thực hiện các tác vụ dựa trên văn bản như tóm tắt văn bản dài, soạn thảo email và đề xuất, dịch, diễn giải và sắp xếp chúng dưới dạng bảng trong khi trò chuyện. Chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tạo mã lập trình, xác nhận nguyên nhân lỗi, giải thích nội dung học tập và tư vấn bằng hình ảnh. Nó phù hợp cho những người dùng muốn sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau, từ nghiên cứu cá nhân đến hỗ trợ tạo và phát triển tài liệu kinh doanh.

Danh sách tham khảo nhanh 7 công cụ AI dành cho chính quyền địa phương

Tất cả giá đều tính đến tháng 6 năm 2026. Vì sẽ có các cuộc đàm phán riêng khi thực hiện nó trong agent nên nó được liệt kê dưới dạng chuyển đổi gói cá nhân.

Kể từ tháng 6 năm 2026, sự khác biệt thực tế là nếu ``mạng khép kín là cần thiết'', hãy sử dụng sản phẩm từ nhà cung cấp trong nước, nếu ``tăng hiệu quả của các tài liệu văn phòng nội bộ'', hãy sử dụng Microsoft hoặc Google và nếu ``bản thảo phản hồi ban đầu cho các yêu cầu của người dân '' yêu cầu ChatGPT hoặc Claude.

Claude là một chatbot AI được phát triển bởi Anthropic, hỗ trợ hiểu, tạo, tóm tắt và phân tích văn bản theo cách trò chuyện tự nhiên. Nó có thế mạnh trong việc đọc các văn bản dài và sắp xếp các vấn đề, đồng thời có thể tóm tắt nội dung giấy tờ, hợp đồng, báo cáo, biên bản, v.v. và rút ra những điểm và rủi ro quan trọng. Chúng tôi cũng có thể trợ giúp soạn thảo email, đề xuất và tài liệu kinh doanh, diễn giải văn bản và tư vấn về quy tắc. Nó phù hợp cho các cá nhân và người dùng doanh nghiệp muốn hợp lý hóa việc nghiên cứu, viết và tạo tài liệu kinh doanh đồng thời nhấn mạnh tính chính xác và giải thích chi tiết.

1. ChatGPT — Tốt nhất về biên bản họp và dự thảo thắc mắc của cư dân

Theo OpenAI chính thức, ChatGPT là người dùng lớn nhất trong ngành với hơn 800 triệu người dùng hoạt động hàng tuần tính đến tháng 4 năm 2026 và có số lượng triển khai chính quyền địa phương lớn nhất ở Nhật Bản. Để triển khai nội bộ, hãy chọn "ChatGPT Business" hoặc "ChatGPT Enterprise" và đảm bảo bật cài đặt loại trừ học tập cho dữ liệu đầu vào.

ChatGPT hữu ích nhất trong chính quyền địa phương vì hai mục đích: cấu trúc bản ghi các cuộc họp hội đồng và tạo bản thảo phản hồi ban đầu cho các câu hỏi qua email từ người dân. 80% biên bản cuộc họp được hoàn thành chỉ bằng cách dán ghi chú của chính bạn và yêu cầu họ viết ra các quyết định, bài tập về nhà và trách nhiệm cho đến buổi họp tiếp theo.

Tuy nhiên, việc đánh vần các danh từ riêng (ví dụ: "Thị trưởng Matsui" và "Thị trưởng Matsui (tên dự kiến)") phải được ai đó kiểm tra. AI thường nói những lời nói dối như vậy, được gọi là nhầm lẫn, khi nói đến danh từ và ngày tháng riêng.

2. Microsoft 365 Copilot — Con đường ngắn nhất nếu bạn đang vận hành Office

Đối với chính quyền địa phương đã có Word, Excel và Outlook làm công cụ tiêu chuẩn trong văn phòng của họ, Microsoft 365 Copilot là con đường ngắn nhất. Khối lượng đào tạo cực kỳ thấp vì mọi thứ từ đề xuất hàm Excel, bản nháp email Outlook và bản tóm tắt Word của biên bản cuộc họp đều có thể được hoàn thành trong các tệp hiện có.

Microsoft đã ngừng gói cá nhân ``Copilot Pro'' vào tháng 10 năm 2025 và tích hợp nó vào ``Microsoft 365 Premium.'' Khi được giới thiệu trong agent, giấy phép M365 Copilot riêng dành cho các tập đoàn sẽ được ký hợp đồng, cho phép kiểm soát việc xử lý dữ liệu trên cơ sở từng người thuê.

Điều mà các nhân viên chú ý nhất là khi "khi tạo một bảng tương tự khác trong Excel, nó sẽ đọc cấu trúc cột và tự động tạo mẫu". Đây là một tính năng đơn giản nhưng là một trong những tính năng đầu tiên được cảm ơn bởi những nhân viên đã khóc khi nhìn vào bảng quản lý ngân sách hàng tháng.

3. Google Gemini for Workspace — Câu trả lời đúng từ Cơ quan triển khai Google Workspace

Đối với các thành phố đã sử dụng Google Workspace (trước đây là G Suite), việc thêm Gemini là cách đơn giản nhất. Tất cả các bản nháp trả lời của Gmail, bản chép lời tự động của Google Meet và các đề xuất chỉnh sửa của Google Docs đều hoạt động trong cùng một giao diện người dùng. Không phải học một màn hình mới là một vấn đề lớn trong lĩnh vực này.

Bạn có thể sửa vùng dữ liệu của mình thành Nhật Bản và các gói cá nhân của Google AI Plus bắt đầu ở mức 1.200 yên Nhật mỗi tháng. Để sử dụng tại văn phòng, thông lệ tiêu chuẩn là chọn Gemini cho gói doanh nghiệp của Google Workspace (khoảng 3.400 yên Nhật mỗi tháng cho cá nhân) và bao gồm việc loại trừ dữ liệu đầu vào học tập như một điều kiện của hợp đồng.

Sức mạnh của Gemini là mối liên kết của nó với tìm kiếm và nó cực kỳ mạnh mẽ trong nhiệm vụ “kết hợp thông tin trợ cấp mới nhất và các sửa đổi pháp lý trong khi tìm kiếm trên Google”. Mặt khác, khi phải chuẩn bị tất cả các đề xuất pháp lệnh dài dòng cùng một lúc, tôi nhường bước cho ChatGPT và Claude.

Gemini là trợ lý AI tương tác do Google cung cấp và là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, viết câu, tóm tắt và tạo ý tưởng dưới dạng trò chuyện. Nó có thể đọc nội dung không chỉ từ văn bản mà còn từ hình ảnh và tệp, đồng thời có thể được sử dụng để sắp xếp các điểm chính của tài liệu, văn bản email nháp, cách diễn đạt lại cụm từ, v.v. Nó cũng hỗ trợ các câu trả lời dựa trên thông tin tìm kiếm của Google và tích hợp với các dịch vụ của Google như Gmail, Google Docs và Google Drive. Đối với các cá nhân và nhóm thường làm việc hoặc học tập trong môi trường Google, ưu điểm là dễ dàng thực hiện từ nghiên cứu đến sáng tạo trong cùng một quy trình.

4. Claude — Chọn một công việc đòi hỏi những bản án dài và sự phán xét cẩn thận

"Claude Opus 4.7," được Anthropic ra mắt vào tháng 4 năm 2026, vượt trội so với mô hình của các công ty khác về khả năng đọc các câu dài và tạo ra tiếng Nhật chính xác. Ông hiện là ứng cử viên sáng giá nhất cho những nhiệm vụ mà “lỗi viết có ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống của người dân”, chẳng hạn như soạn thảo các sắc lệnh, hướng dẫn và hợp đồng cũng như soạn thảo các phản hồi của quốc hội.

Điểm đặc biệt của Claude là sự cẩn thận khi trả lời bằng cách nói: “Chúng tôi không có đủ thông tin ở đây” thay vì điền vào chỗ trống. Nó tương thích với công việc hành chính trong đó nguy cơ ảo giác (AI nói dối) phải được giữ ở mức thấp nhất có thể.

Với gói Nhóm/Doanh nghiệp, bạn có thể đưa các loại trừ khỏi việc tìm hiểu dữ liệu đầu vào vào hợp đồng của mình và bạn cũng có tùy chọn xây dựng RAG nội bộ (cơ chế cho phép bạn đọc và trả lời các tài liệu nội bộ) thông qua API. Tại các chính quyền địa phương hàng đầu như Thành phố Yokosuka, Tỉnh Kanagawa, các môi trường độc đáo thông qua API đang được thiết lập.

5. AI do exaBase tạo — Nhà cung cấp trong nước nếu cần có kết nối LGWAN/mạng kín

Nếu bạn muốn hoạt động trên tiền đề kết nối LGWAN (Mạng chính phủ chung), bạn không thể chỉ cài đặt Global Cloud AI. Việc tạo ra các nền tảng AI hỗ trợ các mạng khép kín do các nhà cung cấp trong nước cung cấp (ví dụ: AI tạo exaBase, AI tạo Stockmark, bộ phận trợ giúp PKSHA AI, v.v.) là một giải pháp thiết thực.

Các sản phẩm này hoạt động tại chỗ hoặc trong môi trường VPC chuyên dụng và có thể xử lý một loạt nhiệm vụ nhất định bao gồm thông tin cư dân. Giá sẽ cao hơn vài đến chục lần so với các dịch vụ dựa trên đám mây, nhưng nếu có nhu cầu sử dụng AI trong công việc đăng ký cư trú, thuế và phúc lợi thì đây là điều không thể tránh khỏi.

Cạm bẫy khi giới thiệu đó là mẫu mã đã lỗi thời. Trong khi hiệu suất của hệ thống đám mây được cập nhật hai đến ba tháng một lần thì các bản cập nhật cho các sản phẩm mạng đóng bị trì hoãn sáu tháng đến một năm một lần. So với Claude và GPT mới nhất, việc đánh giá nó dựa trên giả định rằng chất lượng thế hệ chậm hơn một nhịp là đúng.

6. Felo — Hữu ích cho việc nghiên cứu chính sách và thu thập các vụ việc trong nước và quốc tế

Felo hoạt động rất hiệu quả trong các bộ phận chính sách, kế hoạch và điều phối. Vì nó trả về các kết quả nghiên cứu bằng tiếng Nhật kèm theo các liên kết nguồn nên nó rất dễ sử dụng cho các nhiệm vụ như ``Tôi muốn thu thập các trường hợp tiền lệ từ các quận khác trong 30 phút'' hoặc ``Tôi muốn kiểm tra các tài liệu hỗ trợ cho một sắc lệnh mới cho đến thông tin chính.''

Thông tin sử dụng chi tiết được tóm tắt trong Felo Complete Guide 2026. Mức phí khoảng 2.500 yên Nhật mỗi tháng, khiến nó trở thành một công cụ nghiên cứu AI đặc biệt. Vì URL nguồn được nhúng trực tiếp vào văn bản nên việc giải thích thông tin cho sếp của bạn là cực kỳ nhanh chóng.

Tuy nhiên, nó không thể được sử dụng cho công việc liên quan đến thông tin cá nhân của cư dân. Nguyên tắc vàng để phòng ngừa tai nạn là chỉ sử dụng thông tin công cộng cho nghiên cứu.

7. Sự bối rối - Giảm chi phí nghiên cứu của nhân viên bằng nghiên cứu thông tin sơ cấp

Perplexity cũng là một AI cung cấp câu trả lời bằng các trích dẫn nhưng khả năng truy cập các bài báo nước ngoài bằng tiếng Anh, báo cáo của chính phủ và dữ liệu từ các tổ chức quốc tế là vô song. Nó rất hữu ích trong các tình huống như chính sách trong nước, SDG và nghiên cứu trường hợp DX ở nước ngoài.

Cài đặt không tìm hiểu dữ liệu được bật theo mặc định trong gói Enterprise. Với mức giá khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng, đây là một lựa chọn mà bạn sẽ muốn luôn có ít nhất một giấy phép cho các bộ phận lập kế hoạch, điều phối, trao đổi quốc tế và xúc tiến du lịch.

Làm thế nào để bạn chọn một công cụ AI của chính quyền địa phương? Bảng tham khảo nhanh gợi ý cho từng công việc

Đừng cố gắng làm mọi thứ bằng một công cụ duy nhất. Giải pháp tối ưu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau.

OCR (số hóa tài liệu giấy) là một lĩnh vực chuyên môn riêng nên các công cụ có thể sử dụng nghiêm túc trong lĩnh vực này được sắp xếp chi tiết trong Hướng dẫn đầy đủ về Công cụ AI-OCR 2026.

Ba điều bạn không nên làm với AI của chính quyền địa phương

Các loại bom mìn phổ biến đối với chính quyền địa phương đã thất bại trong việc triển khai có thể được tóm tắt như sau.

1. Dán thông tin cá nhân nguyên trạng vào AI trên đám mây - Điều quan trọng là AI trên đám mây bị cấm đối với số đăng ký cư trú, Mã số của tôi, thông tin thuế và hồ sơ phúc lợi. Đặt việc che giấu bút danh thành ưu tiên hàng đầu trong đào tạo nhân viên.
2. Gửi câu trả lời AI nguyên trạng cho cư dân - bản nháp phản hồi đầu tiên chỉ là bản nháp. Nếu con người bỏ qua bước kiểm tra cuối cùng, tai nạn có thể xảy ra khi số tiền trợ cấp không chính xác hoặc cách giải thích không chính xác về các điều khoản được chuyển trực tiếp đến người dân.
3. Tạo 30 trang hướng dẫn nội bộ A4 cho cơ quan - như thể không có quy định nào mà không ai đọc. Chìa khóa để thực hiện thành công là cắt giấy thành kích thước có thể dán lên tủ lạnh.

Nếu hai điều này, “quy tắc có thể đọc trong 3 giây” và “kiểm tra cuối cùng của con người”, được thực hiện triệt để, tỷ lệ tai nạn khi chính quyền địa phương triển khai AI có thể giảm đáng kể.

Câu chuyện từ cánh đồng nơi 20 giờ mỗi tháng bị xóa bỏ chỉ bằng vài phút AI

Biên bản là cách dễ dàng nhất để thấy được tác động của việc thực hiện trong môi trường chính quyền địa phương. Ví dụ từ các chính quyền địa phương hàng đầu, đã có nhiều báo cáo về trường hợp việc ghi biên bản, thường mất 90 phút cho mỗi cuộc họp, đã được rút ngắn xuống còn 15 phút khi kết hợp với AI.

Các bước cụ thể rất đơn giản. Chép lại đoạn ghi âm cuộc họp bằng Whisper, v.v. → Yêu cầu ChatGPT sắp xếp thành 4 loại: quyết định, bài tập, bài tập tiếp theo và người phụ trách → Người phụ trách chỉ xác nhận danh từ và số thích hợp. Sau khi bạn tạo mẫu, ngay cả nhân viên mới cũng có thể tìm hiểu các nhiệm vụ trong 30 phút.

Câu trả lời cho các câu hỏi của người dân sẽ thay đổi như thế nào?

Trong số các câu hỏi nhận được từ cư dân thông qua ba kênh điện thoại, gặp trực tiếp và email, thông thường 60 đến 70% là dành cho “giải thích về hệ thống thông thường”. Bằng cách nhờ AI soạn thảo thông tin này, nhân viên có thể tập trung vào các vấn đề cần phán đoán.

Ví dụ: đối với các câu hỏi tiêu chuẩn như “Cần những giấy tờ gì để đăng ký vào trường mẫu giáo”, “Quy tắc phân loại rác” và “Phí đăng ký cư trú”, bản dự thảo phản hồi ban đầu có thể được tạo trong 5 giây bằng cách thiết lập một hệ thống cho phép AI đọc bộ sưu tập Câu hỏi thường gặp của cơ quan (RAG: một hệ thống cho phép AI đọc và trả lời các tài liệu nội bộ).

Tuy nhiên, việc nhập thông tin cá nhân cũng bị cấm ở đây. Thay vì hỏi “Thẻ cư trú của ông A là…”, câu hỏi bây giờ sẽ là “Phí chung đối với thẻ cư trú”.

Giảm thời gian cần thiết cho việc điều tra trợ cấp/pháp lệnh bằng các công cụ điều tra AI

Công việc ``thu thập các trường hợp từ các quận khác và tạo báo cáo'' thường xuyên xảy ra trong bộ phận lập kế hoạch và điều phối có thể được nén bằng Felo và Perplexity. Chỉ cần gửi một hướng dẫn đến AI (cái gọi là lời nhắc), chẳng hạn như ``Danh sách 5 hệ thống trợ cấp dành riêng cho thành phố để hỗ trợ nuôi dạy trẻ đã được ban hành từ năm 2025, bao gồm các sắc lệnh và liên kết hỗ trợ'', một danh sách sẽ được trả về cùng với URL nguồn.

Đây có thể nói là ứng dụng đóng góp nhiều nhất vào năng suất làm việc của các nhà hoạch định chính sách, khi những thông tin trước đây phải mất cả ngày thu thập giờ có thể được tập hợp trong 30 phút. Tuy nhiên, mọi người luôn nhấp vào URL nguồn để xem thực tế. AI nói dối như vậy (hallucination) đặc biệt dễ xảy ra trong các pháp lệnh cũ hoặc các hệ thống đã bị bãi bỏ.

AI của chính quyền địa phương có giá bao nhiêu?

Nếu bạn là một đô thị có dân số 100.000 người và muốn giới thiệu ChatGPT Business và Microsoft 365 Copilot cho 200 nhân viên, phí giấy phép hàng năm sẽ vào khoảng 20 triệu yên Nhật. Nếu bạn có sản phẩm của nhà cung cấp trong nước hỗ trợ các mạng khép kín trên một đường dây riêng biệt, số tiền này sẽ được thêm vào từ 20 đến 50 triệu yên Nhật.

Điều này có vẻ tốn kém, nhưng nếu bạn chuyển đổi hiệu quả tiết kiệm thời gian của biên bản cuộc họp, trả lời người dân và điều tra chi phí theo giờ, nhiều chính quyền địa phương ước tính rằng họ có thể thu hồi vốn đầu tư trong vòng một năm. Điều quan trọng không phải là ra lệnh sử dụng AI trong mọi nhiệm vụ mà là tập trung vào 3 đến 5 nhiệm vụ sẽ có hiệu quả.

Yêu cầu bảo mật có thể được đảm bảo ở đâu?

Chúng tôi đã sắp xếp các hạng mục bảo mật phải được kiểm tra khi triển khai AI tại chính quyền địa phương.

Những công cụ không đáp ứng đủ các mục “bắt buộc” không nên được sử dụng cho mục đích kinh doanh. Nếu chúng ta xem nhẹ vấn đề này, có khả năng Bộ Nội vụ và Truyền thông/Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân sẽ chỉ ra vấn đề sau sáu tháng.

5 bước để triển khai AI không lỗi

Tôi hiểu mong muốn được giới thiệu gấp, nhưng nếu không tuân thủ mệnh lệnh, mọi thứ sẽ đảo lộn sau sáu tháng.

1. Kiểm kê doanh nghiệp (2 tuần) - Quyết định các ưu tiên thông qua các cuộc phỏng vấn tại chỗ để xác định nhiệm vụ nào bạn muốn đưa AI vào.
2. Xây dựng hướng dẫn (2 tuần) — Trong vòng 2 trang A4, nêu rõ các quy tắc xử lý thông tin cá nhân.
3. PoC quy mô nhỏ (1 đến 2 tháng) - 10 đến 20 người từ một bộ phận, bắt đầu bằng biên bản cuộc họp hoặc trả lời cư dân.
4. Đo lường hiệu quả (1 tháng) - Tính toán số giờ làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Đừng nói chuyện dựa trên các giá trị giác quan.
5. Triển khai trên tất cả các văn phòng (3 đến 6 tháng) - Chỉ những công việc hiệu quả mới được triển khai theo chiều ngang. Triển khai tất cả các hoạt động cùng một lúc có thể dẫn đến tai nạn.

Sau khi chạy chu trình này được một năm, nhiệt độ tại nơi làm việc thay đổi đáng kể. Mặt khác, những chính quyền địa phương đặt mục tiêu “triển khai hệ thống tới tất cả các văn phòng trong ba tháng” gần như chắc chắn sẽ thất bại giữa chừng.

Các bài viết so sánh cũng được đọc thường xuyên.

Đối với những nhân viên đang bối rối khi so sánh các công cụ AI, các bài viết liên quan sau đây cũng có thể hữu ích.

• So sánh tiêu chuẩn về AI tạo hình ảnh: ComfyUI vs Stable Diffusion
• Hướng dẫn đầy đủ về Felo: Cách sử dụng AI nghiên cứu với các trích dẫn
• Hướng dẫn về Meta AI: Xu hướng mới nhất trong cộng tác SNS
• Hướng dẫn tạo video Sora AI: Khả năng sử dụng trong quan hệ công chúng của chính quyền địa phương
• Hướng dẫn đầy đủ về công cụ AI-OCR: Nếu bạn nghiêm túc về việc số hóa tài liệu giấy

Xem các so sánh/lựa chọn thay thế liên quan

Ở giai đoạn cuối cùng của việc lựa chọn công cụ, việc so sánh trực tiếp sẽ đưa ra quyết định nhanh hơn.

• ChatGPT vs Claude — nên chọn cái nào cho công việc xử lý tài liệu?
• Gemini vs ChatGPT — Cơ quan giới thiệu Workspace là ai?
• Microsoft Copilot vs Google Gemini - Chọn Office vs Workspace
• Perplexity vs Felo - So sánh hai AI nghiên cứu hàng đầu với các trích dẫn
• Claude vs Notion AI - Các cách sử dụng khác nhau cho công việc văn bản dài
• Danh sách các lựa chọn thay thế ChatGPT

Ban biên tập Phán quyết

Trước khi chọn một công cụ, cuộc tranh luận về việc giới thiệu AI trong chính quyền địa phương phần lớn được xác định bởi ba điểm: ``vẽ ranh giới giữa các danh mục cho phép đưa thông tin cá nhân vào'' ``tách biệt vật lý giữa hoạt động LGWAN và hoạt động Internet'' và ``hướng dẫn trong hai trang.'' AI của các siêu đám mây ở nước ngoài chắc chắn có hiệu suất vượt trội, nhưng vẫn có một số ít chính quyền địa phương có thể sử dụng nó một cách an toàn để phát huy hết tiềm năng của nó.

Dựa trên tiền đề đó, câu trả lời đúng tính đến tháng 6 năm 2026 rất đơn giản. ``ChatGPT hoặc Microsoft 365 Copilot dành cho các hoạt động trên Internet'' ``Felo hoặc Perplexity dành cho nghiên cứu chính sách'' và ``Các sản phẩm tương thích với mạng kín từ các nhà cung cấp trong nước dành cho các hoạt động xử lý thông tin cư dân.'' Sử dụng ba lớp này sẽ có ít sự cố nhất và giảm thiểu chi phí học tập của nhân viên. Chính quyền địa phương có xu hướng không thích sử dụng nhiều công cụ sẽ gặp khó khăn hơn vì họ cố gắng sử dụng một công cụ mặc dù đặc điểm kinh doanh của họ khác nhau. Cuối cùng, việc lập ngân sách ngay từ đầu sẽ hiệu quả hơn về mặt chi phí với giả định rằng các công cụ sẽ được sử dụng cho các mục đích khác nhau: ``cho vài phút'' ``cho khảo sát'' và ``cho thông tin cư dân.''

Đánh giá trung thực từ ban biên tập

Thành thật mà nói, không thể đánh đổi được hiệu suất vượt trội của các mô hình ở nước ngoài và sự an toàn từ sự hỗ trợ mạng lưới khép kín của các nhà cung cấp trong nước. Cảm giác trên thực địa là bạn cần phải chuẩn bị từ bỏ cái này hay cái kia.

ChatGPT và Claude mang đến sự gia tăng năng suất chưa từng có, nhưng thành thật mà nói, rất khó để đảm bảo tất cả nhân viên đều quản lý dữ liệu đầu vào. Mặt khác, trong khi các sản phẩm của nhà cung cấp trong nước như exaBase có thể yên Nhật tâm xử lý thông tin cư dân, thì chất lượng sản xuất phải được đánh giá dựa trên giả định rằng sẽ có độ trễ từ sáu tháng đến một năm hoặc trang web sẽ đánh giá rằng các sản phẩm đó là "không thể sử dụng được". Microsoft 365 Copilot có lợi thế vượt trội là có thể sử dụng các hoạt động Office hiện có và đối với những người hâm mộ Workspace, Gemini là một lựa chọn bắt buộc. Felo/Perplexity có thể được coi là một lựa chọn trong phần nghiên cứu chính sách.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

H. Việc sử dụng ChatGPT trong chính quyền địa phương có phải là bất hợp pháp không?

Nó không phải là bất hợp pháp. Tuy nhiên, việc nhập thông tin cá nhân của cư dân có thể vi phạm Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân và các quy định bảo vệ thông tin cá nhân của chính quyền địa phương. Điều kiện tiên quyết là phải thực hiện việc ẩn danh và che giấu kỹ lưỡng, đồng thời phải ký hợp đồng để loại trừ dữ liệu đầu vào khỏi quá trình học với gói ChatGPT Business trở lên.

Câu hỏi: Tôi có thể sử dụng ChatGPT trong môi trường kết nối LGWAN không?

Không thể sử dụng ChatGPT thông thường. Nếu muốn sử dụng AI được tạo trong môi trường kết nối LGWAN, bạn có thể chọn sản phẩm hỗ trợ mạng đóng (AI do exaBase, AI do Stockmark tạo, v.v.) do nhà cung cấp trong nước cung cấp hoặc chuẩn bị một thiết bị đầu cuối riêng cho hoạt động kinh doanh Internet và tách biệt hoạt động để sử dụng ở đó.

Q. AI có phút nào có độ chính xác cao nhất?

Về mặt tạo số phút tiếng Nhật, ChatGPT (dòng GPT-5), Claude Opus 4.7 và Gemini Pro đang cạnh tranh với nhau. Tính đến tháng 6 năm 2026, ChatGPT có lợi thế hơn một chút về độ chính xác của danh từ riêng, trong khi Claude có lợi thế hơn trong việc cấu trúc các câu dài. Cuối cùng, câu trả lời đúng là so sánh nhiều mô hình bằng cách sử dụng bản ghi âm hội nghị của cơ quan bạn.

H. Tôi có thể lấy mẫu hướng dẫn nội bộ ở đâu?

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn do Bộ Nội vụ và Truyền thông, Hội đồng Quan hệ Quốc tế Chính quyền Địa phương (CLAIR) và chính quyền địa phương hàng đầu (Thành phố Yokosuka, Thành phố Tsukuba, v.v.) công bố. Tuy nhiên, việc sao chép trực tiếp các hướng dẫn của chính quyền địa phương khác sẽ không phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế nên thông lệ là nén chúng thành hai trang A4 và áp dụng vào hoạt động của chính bạn.

H. Việc giới thiệu AI có làm giảm công việc của nhân viên không?

Điều duy nhất sẽ giảm đi là “thời gian làm việc thường ngày”; vai trò của nhân viên sẽ không thay đổi. Khi AI tạo bản nháp, nhân viên sẽ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ cốt lõi như đưa ra quyết định, kiểm tra và phản hồi cư dân. Nếu mục đích giới thiệu AI là để giảm số lượng nhân sự thì sẽ có sự phản kháng mạnh mẽ tại chỗ, dễ bỏ cuộc.

Q. Có đáng để giới thiệu nó ngay cả ở các thành phố nhỏ (dân số dưới 50.000 người) không?

là. Trên thực tế, các chính quyền địa phương nhỏ hơn với ít nhân viên hơn có tác dụng tiết kiệm thời gian hơn khi lập biên bản, giải quyết với người dân và tiến hành điều tra. Nếu bạn bắt đầu với ChatGPT Business (khoảng 35.000 yên Nhật mỗi tháng cho 10 nhân viên), bạn có thể kiểm tra tính hiệu quả trong khi vẫn duy trì mức đầu tư ban đầu ở mức thấp.

H. Nếu doanh nghiệp của tôi không bao gồm thông tin cá nhân, tôi có thể đăng thông tin đó lên ChatGPT không?

Về nguyên tắc thì không sao, nhưng sẽ an toàn hơn nếu che đi các danh từ riêng (tên nhân viên, tên cư dân, tên địa danh) để đề phòng. Các tài liệu nội bộ của cơ quan bao gồm “thông tin chưa được công bố”, do đó, việc làm rõ trong hướng dẫn rằng “thông tin chưa được công khai sẽ không được đưa vào AI” sẽ giảm thiểu tai nạn.

H. Ranh giới giữa các nhiệm vụ có thể được giao cho AI và các nhiệm vụ không được phép là gì?

Có thể hiểu dễ dàng rằng các hoạt động trong đó ``con người đưa ra quyết định cuối cùng'' và ``kiểm tra được thực hiện trước khi tiếp cận trực tiếp với cư dân'' là được phép, còn các hoạt động trong đó ``đầu ra AI được giao trực tiếp đến cư dân'' là không được phép. Dự thảo pháp lệnh, bản tóm tắt biên bản và tài liệu nghiên cứu đều được chấp nhận, nhưng hoạt động hoàn toàn không có người điều khiển của các chatbot phản hồi tự động được phân loại là không thể chấp nhận được.

Trang web chính thức của từng công cụ (thông tin chính)

Giá cả, chức năng và phạm vi hỗ trợ là thông tin chính được cung cấp bởi trang web chính thức của mỗi công ty. Bài viết này dựa trên xác minh tại thời điểm xuất bản, nhưng hãy nhớ kiểm tra từng trang chính thức để biết các điều kiện chính xác và mới nhất.

• ChatGPT — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Claude — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Gemini — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Notion AI — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Felo — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Perplexity — Trang web chính thức (xem chi tiết)