Công việc linh tinh là gì? Hướng dẫn đầy đủ từ ý nghĩa, ví dụ cụ thể, mô tả đến các bước hạn chế sử dụng AI

Điểm mấu chốt của bài viết này Công việc là những công việc nhỏ không trực tiếp dẫn đến kết quả, nhưng nếu ai đó không thực hiện thì toàn bộ công việc sẽ dừng lại. Ngay cả một nhiệm vụ tương tự cũng có thể được chuyển thành việc vặt hoặc công việc chính tùy thuộc vào vai trò của người phụ trách. Thứ tự rút gọn là "bỏ cuộc → tổ chức → ủy quyền → tự động hóa". Nếu bạn đột ngột bắt đầu tự động hóa, rất có thể bạn sẽ thất bại. AI hoạt động hiệu quả trong việc phiên âm, tóm tắt, soạn thảo và tìm kiếm. Việc phán xét và quản lý nội bộ vẫn nằm trong tay con người. Việc đo lường được đặt lên hàng đầu chứ không phải là giảm bớt. Các công cụ được cài đặt mà không có hồ sơ một tuần sẽ không được sử dụng nữa.

Hộp thông tin Ban biên tập

Bản thân đánh giá kinh doanh là 0 yên Nhật. Nhiều công cụ tự động hóa có thể được bắt đầu từ cấp miễn phí.

Có rất nhiều tùy chọn để sao chép, tóm tắt và tạo bản nháp với gói miễn phí.

Tính khả dụng phụ thuộc vào công cụ. Tự động hóa thông qua các dịch vụ được liên kết là thực tế

Kiểm tra cài đặt sử dụng học tập của dữ liệu đầu vào trước khi bàn giao tài liệu nội bộ

Nhân viên công ty, nhân viên văn phòng hỗ trợ, người quản lý, doanh nghiệp tư nhân

Xác nhận lần cuối: Ngày 27 tháng 7 năm 2026 bởi ban biên tập

Đến tối, tôi chợt dừng lại. Lịch trình của tôi đã kín, nhưng tôi chưa thêm bất cứ điều gì vào sản phẩm của mình. Thủ phạm lãng phí thời gian đó là làm việc linh tinh.

Điều rắc rối là làm việc nhà không phải là “thời gian tôi lười biếng”. Tất cả những điều này đều là công việc mà ai đó thực sự phải làm. Đó là lý do tại sao nó rất rắc rối.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ ý nghĩa của các nhiệm vụ linh tinh, sau đó giải thích thứ tự chúng ta nên gọi chúng là các nhiệm vụ linh tinh ở mức độ nào, cách đo lường chúng và nơi chúng ta có thể bắt đầu chuyển chúng sang AI.

Công việc linh tinh là gì? Tóm lại là “công việc không mang lại kết quả gì nhưng sẽ có vấn đề nếu bạn dừng lại”

Công việc linh tinh là thuật ngữ chung để chỉ những công việc nhỏ không trực tiếp dẫn đến kết quả nhưng sẽ dừng công việc ban đầu nếu người khác không xử lý chúng. Trong công ty, đôi khi nó được gọi là "việc chung" hoặc "việc komagomata".

Từ “linh tinh” ám chỉ sự linh tinh, nghĩa là một trạng thái trong đó nhiều thứ khác nhau được trộn lẫn với nhau. Một tập hợp các nhiệm vụ nhỏ không có tên. Đó là bản chất thực sự của công việc.

Việc nhà có ba đặc điểm chung.

• Kết quả cá nhân không được đánh giá (làm điều đó là lẽ tự nhiên, nhưng nếu thất bại sẽ bị mắng)
• Nếu nó dừng lại thì công việc của người khác cũng sẽ dừng lại.
• Trách nhiệm chưa được xác định rõ ràng

Vấn đề thứ ba là vấn đề lớn nhất. Công việc không thể dừng lại dù không được đánh giá cao sẽ lặng lẽ đến tay người không từ chối. Trước khi bạn biết điều đó, nó đã chiếm mất nửa ngày của bạn.

Cụ thể, loại công việc này được gọi là việc vặt. Đặt phòng họp, gửi email qua lại để điều chỉnh lịch họp, sao chép biên bản cuộc họp, thanh toán chi phí, đặt mua thiết bị, nhập danh thiếp, đối chiếu hóa đơn, sắp xếp thư mục và đăng lên hệ thống nội bộ. Mỗi buổi mất khoảng 5 đến 20 phút. Riêng nó, nó không đủ để phàn nàn.

Vấn đề là số lần. Dù chỉ mất 10 phút mỗi lần nhưng sẽ mất 30 phút nếu bạn thực hiện 3 lần một ngày.

Sự khác biệt giữa nhiệm vụ linh tinh, công việc chung và nhiệm vụ cốt lõi là gì?

Công việc linh tinh đề cập đến “công việc mà một người không nhất thiết phải làm dựa trên vai trò của họ”, và các công việc chung đề cập đến “việc quản lý mà ai đó phụ trách với tư cách là một tổ chức”. Ngay cả khi nhiệm vụ giống nhau, tên sẽ thay đổi nếu người phụ trách thay đổi.

Tôi sẽ bắt đầu bằng cách sắp xếp các từ. Nếu bạn thảo luận mọi việc một cách bối rối, nó sẽ gây ra những xích mích không cần thiết chẳng hạn như “Tôi gọi công việc chính của người đó là việc vặt”.

Trong bảng bên dưới, chúng tôi đã liệt kê ba danh mục thường kết hợp với nhau.

Nói cách khác, những công việc chung là “những nhiệm vụ linh tinh mà người phụ trách đã được xác định” và những công việc linh tinh là “những công việc chung mà người phụ trách chưa được xác định”. Một khi bạn có thể vẽ được đường này, cách tiếp cận cắt giảm của bạn sẽ thay đổi.

Một điều khác cần lưu ý là công việc linh tinh không phải là một sự phân loại tuyệt đối. Xử lý hóa đơn là công việc cốt lõi của kế toán nhưng lại là công việc của nhân viên bán hàng. Nó được quyết định bởi sự kết hợp với vai trò chứ không phải loại công việc.

Tôi cũng muốn đọc nó

TypingMind là gì? Giá và các tùy chọn lựa chọn bắt đầu từ $39 (phiên bản 2026)

TypingMind là màn hình trò chuyện một lần, nơi bạn có thể sử dụng nhiều AI bằng khóa API của riêng mình. Chúng tôi đã sắp xếp các nội dung của Tiêu chuẩn $39, Mở rộng $79 và Cao cấp $99, phiên bản Nhóm bắt đầu từ $83 mỗi tháng, nơi lưu dữ liệu và mức độ bạn có thể sử dụng miễn phí bằng cách sử dụng thông tin chính thức kể từ tháng 8 năm 2026.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

14 bài toán và giải pháp triển khai AI trong các công ty xây dựng và ngành xây dựng

Phải mất nửa ngày để tạo ước tính và bạn có thể thu thập 20 báo cáo hàng ngày. Chúng tôi đã sắp xếp 14 vấn đề gặp phải khi giới thiệu AI trong ngành xây dựng dưới dạng Hỏi đáp. Hầu hết các nguyên nhân không nằm ở hiệu suất của AI mà nằm ở cách nó được phân phối. Nó bao gồm bản tóm tắt chi tiết về báo cáo hàng ngày, cách bắt đầu sau một tuần, chi phí khoảng 3.000 yên Nhật mỗi tháng và những điểm cần lưu ý về trợ cấp.

Ngày 7 tháng 8 năm 2026

Ví dụ cụ thể về các nhiệm vụ linh tinh theo loại công việc

Sự xuất hiện của công việc linh tinh rất khác nhau tùy thuộc vào loại công việc. Nếu bạn đọc cột về loại công việc của mình, bạn sẽ có thể tìm thấy một số nhiệm vụ quen thuộc với mình.

Vị trí bán hàng

• Đầu vào CRM sau đàm phán kinh doanh, tạo báo cáo hàng ngày
• Tạo và sửa đổi ước tính và hóa đơn
• Lên lịch gửi email với khách hàng
• Nhập thủ công thông tin danh thiếp

Bản thân các cuộc đàm phán kinh doanh là công việc cốt lõi, nhưng công việc hành chính trước và sau chúng sẽ được tích lũy. Không có gì lạ khi nhân viên bán hàng viết báo cáo hàng ngày trên điện thoại thông minh của họ khi đang di chuyển.

kỹ sư

• Cập nhật sổ tay quy trình xây dựng môi trường
• Tạo slide cho báo cáo tiến độ
• Tham gia các cuộc họp và biên bản định kỳ
• Đề nghị ủy quyền, đề nghị cấp tài khoản

Nhiều lý do khiến thời gian viết code bị phân tán đều nằm ở lĩnh vực này.

Back office (tổng hợp, nhân sự, kế toán)

• Quét và đổi tên tài liệu giấy
• Đăng bài giữa nhiều hệ thống
• Phản hồi chính cho các câu hỏi
• Các thủ tục khác nhau liên quan đến việc gia nhập và rời khỏi công ty

Đây là một vị trí mà “việc chung là công việc chính”. Đó là lý do tại sao bản thân công việc cần phải loại bỏ không phải là công việc mà là công việc phiên mã phát sinh từ sự tách biệt giữa các hệ thống.

vị trí quản lý

• Phê duyệt chấm công cấp dưới, phê duyệt chi phí
• Tái tạo tài liệu báo cáo lên đầu
• Triệu tập và điều phối các cuộc họp
• Email điều chỉnh nhân sự

Dù phải mất 30 giây để nhấn nút phê duyệt nhưng nếu mỗi tháng có 200 yêu cầu thì cũng không thể bỏ qua.

Chủ sở hữu duy nhất/công nhân độc thân

• Tổ chức biên lai cho tờ khai thuế cuối cùng
• Trao đổi hợp đồng
• Cập nhật trên SNS và blog
• Xác nhận thanh toán và thanh toán

Tôi chịu trách nhiệm về mọi công việc sẽ được giao cho người khác nếu tôi được tuyển dụng. Cuối tháng không còn thời gian cho công việc lương cao. Đây là cách điển hình mà một người solo gặp khó khăn.

Tại sao số lượng công việc nhà đột nhiên tăng lên?

Nguyên nhân khiến việc nhà tăng lên không phải do sơ suất của người phụ trách mà là do cơ cấu. Sẽ dễ dàng hơn để thực hiện các biện pháp đối phó nếu bạn nghĩ rằng chúng được thiết kế để tăng lên nếu bạn để chúng yên Nhật.

Có ba lý do chính.

1. Công việc mở rộng vào thời gian rảnh

Thời hạn càng dài thì bạn càng phải nỗ lực nhiều hơn cho công việc. Xác nhận chỉ trong trường hợp, báo cáo chỉ trong trường hợp, tiêu chuẩn hóa định dạng chỉ trong trường hợp. Công việc không ai yêu cầu được sinh ra từ mục đích tốt.

1. Nếu bạn không quyết định được ai sẽ chịu trách nhiệm, hãy chọn người không nói không.

Quy luật “Người để ý sẽ làm” về cơ bản cũng giống như “Người tử tế nhất sẽ làm mọi việc”. Và người đó không được đánh giá cao. Nó không được người khác nhìn thấy vì nó không được đánh giá. Vì nó không nhìn thấy được nên tải không thể sửa được.

1. Càng có nhiều công cụ thì bạn càng phải thực hiện nhiều công việc kết nối hơn.

Trò chuyện, quản lý hồ sơ, giải quyết chi phí, điểm danh, CRM. Mỗi thứ trong số này đều hữu ích, nhưng chính con người mới là người kết nối chúng. Công việc gõ trên màn hình B trong khi nhìn vào màn hình A tăng tỷ lệ thuận với sự gia tăng số lượng công cụ.

Khu vực thứ ba này là khu vực được mở rộng nhiều nhất trong những năm gần đây. Mặc dù sự chấp thuận cho việc giới thiệu công cụ này nói rằng nó sẽ nâng cao hiệu quả nhưng số lượng phiên âm tại chỗ đã tăng lên. Một câu chuyện chung.

Tôi có thực sự nên cắt giảm tất cả công việc nhà không?

Giảm bớt việc nhà là hướng đi đúng đắn nhưng loại bỏ mọi thứ thì lại đi quá xa. Chắc chắn có một số công việc mà bạn sẽ được hưởng lợi khi bỏ lại phía sau.

Đây là ba loại công việc bạn nên tránh cắt giảm.

Công việc liên quan đến việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Phản hồi ban đầu cho các thắc mắc và liên hệ tiếp theo sau khi giao hàng. Nếu bạn nhìn vào tính hiệu quả, bạn có thể nhận được các câu trả lời tự động, nhưng những giọng nói bạn có thể nhận được ở đây không có ở bất kỳ nơi nào khác.

Kiểm tra chất lượng lần cuối. Kiểm tra lỗi chính tả, số trùng khớp và xác nhận điểm đến trước khi gửi. Nghe có vẻ khiêm tốn nhưng nếu cắt bỏ phần này sẽ xảy ra tai nạn. Việc dọn dẹp sau một vụ tai nạn mất gấp hàng chục lần thời gian tiết kiệm được.

Làm việc cho người mới để nắm bắt được bức tranh tổng thể. Viết biên bản cho phép bạn thấy được động lực của cuộc họp. Khi tạo hóa đơn, bạn có thể thấy dòng tiền. Trong vài tháng đầu tiên, việc nhà có thể là con đường học tập nhanh nhất.

Mặt khác, đây là lúc bạn có thể cắt mà không cần do dự.

• Báo cáo thường xuyên mà không ai đọc
• Nhập kép (nhập cùng một số ở hai vị trí)
• Chỉ làm việc để định dạng
• Các biện pháp kiểm tra được tạo ra để ngăn chặn sự tái diễn của các tai nạn trong quá khứ và vẫn được duy trì ngay cả khi nguyên nhân đã biến mất

Một nhiệm vụ mà không ai có thể trả lời câu hỏi "Tại sao bạn lại làm việc này?" Đó là ứng cử viên hàng đầu để loại bỏ.

3 bước biến công việc nhà thành những con số (cách thực hiện trong tuần đầu tiên)

Đo trước khi giảm. Chỉ cần trực giác mách bảo rằng tôi còn rất nhiều việc phải làm thì cả sếp và tôi đều sẽ không chuyển đi. Nếu bạn có hồ sơ đáng giá trong một tuần, câu chuyện sẽ trở nên cụ thể hơn.

Bước 1: Ghi lại mỗi 15 phút trong một tuần

Bạn không cần một bản ghi hoàn hảo. Nó có thể là một bản ghi nhớ trên điện thoại thông minh hoặc trên giấy của bạn. Giới hạn các mục được ghi ở mức bốn.

Nói cách khác, miễn là bốn cột này được điền vào thì tất cả các phân tích tiếp theo sẽ có giá trị. Bản thân công việc tạo ra các định dạng phức tạp là một công việc vặt, vì vậy hãy cắt bớt phần đó.

Bước 2: Thêm thời gian và chuyển đổi sang năm

Cộng công việc hàng tuần của bạn và nhân với 48. Nếu bạn làm việc 30 phút mỗi ngày, tức là 2,5 giờ một tuần, hay khoảng 120 giờ một năm. Đó là tổng số giờ làm việc trong ba tuần. Thời điểm bạn nhìn thấy con số này, việc cắt giảm chi phí sẽ trở thành một “quyết định quản lý” chứ không phải là một “việc ích kỷ”.

Bước 3: Lập đơn giá

Chia thu nhập hàng năm của bạn cho số giờ làm việc hàng năm để có được mức lương xấp xỉ theo giờ. Nếu thu nhập hàng năm của bạn là 6 triệu yên Nhật và bạn làm việc 1.800 giờ một năm thì mức lương mỗi giờ của bạn sẽ vào khoảng 3.300 yên Nhật. Nhân 120 giờ nói trên mỗi năm có nghĩa là mất khoảng 400.000 yên Nhật thời gian cho các công việc linh tinh.

Khi bạn đặt nó vào những con số, quyết định đầu tư vào những công cụ trị giá vài nghìn yên Nhật một tháng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Tóm tắt cho đến nay: Các nhiệm vụ linh tinh là "những nhiệm vụ chi tiết không cần thiết đối với vai trò" và trách nhiệm càng mơ hồ thì số lượng công việc càng nhiều. Thay vì cắt bỏ mọi thứ, chúng tôi sẽ để lại các điểm liên hệ với khách hàng, xác nhận cuối cùng và quá trình học hỏi của nhân viên mới. Trước khi thực hiện bất kỳ sự cắt giảm nào, hãy ghi lại số giờ và số phút mỗi tuần vào sổ ghi hàng tuần. Đây là sự chuẩn bị.

Bốn cách để giảm bớt công việc: dừng lại, hợp nhất, ủy quyền, tự động hóa

Có lệnh giảm bớt công việc. Dừng lại, tổ chức, ủy quyền, tự động hóa. Nếu bạn xem xét chúng theo thứ tự này, bạn có thể tránh được những khoản đầu tư không cần thiết.

Nhiều người chuyển thẳng sang tự động hóa, nhưng đây là công thức dẫn đến thất bại. Tự động hóa các tác vụ không cần thiết sẽ chỉ khiến các tác vụ không cần thiết quay ở tốc độ cao.

Tôi xếp bốn tay, quay mặt đi.

Nói cách khác, cách thực hành tiêu chuẩn là nghiền nát chúng từ trên xuống theo thứ tự chi phí giảm dần. Bạn có thể thử hai cái đầu tiên miễn phí bắt đầu từ hôm nay.

Trong thực tế, bước đầu tiên là hỏi những người liên quan: “Ai sẽ gặp rắc rối nếu chúng tôi dừng báo cáo này?” Nếu bạn hỏi 3 người và tất cả họ đều nói “không vấn đề gì”, thì báo cáo thường sẽ bị dừng.

Việc tóm tắt thường bị bỏ qua mặc dù tính hiệu quả của nó. Việc hợp nhất công việc phê duyệt thành hai lần một ngày và trả lời email hai lần một ngày, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối, sẽ loại bỏ chi phí chuyển đổi công việc. Năm phút chia thành từng phần ít có giá trị hơn năm phút chia thành từng phần.

Xin lưu ý rằng việc tạo tài liệu bàn giao sẽ trở thành một công việc mới trong Để lại cho bạn. Nếu bạn muốn tạo sổ tay hướng dẫn quy trình, một phương pháp nhanh chóng là quay màn hình trong khi giải thích bằng lời, sau đó chép lại và chuẩn bị.

Những công việc có thể và không thể giảm bớt bằng AI

AI giỏi thực hiện các nhiệm vụ có sẵn tài liệu và hình thức câu trả lời được xác định. Mặt khác, việc đàm phán thu thập tài liệu và các quyết định liên quan đến trách nhiệm vẫn thuộc về người đó.

Để tránh sự khác biệt giữa kỳ vọng và thực tế, chúng tôi đã sắp xếp những ưu và nhược điểm của từng công việc.

Nói cách khác, những gì có thể được giao cho AI là “quy trình tạo ra sản phẩm có thể chuyển giao từ nguyên liệu” và “quy trình thu thập nguyên liệu” và “quy trình chịu trách nhiệm” vẫn nằm trong tầm tay.

Phút là điểm vào hiệu quả nhất. Notta và Rimo Voice là những ứng cử viên phù hợp để phiên âm cho các cuộc họp bằng tiếng Nhật và Otter.ai phù hợp cho những người có nhiều cuộc họp sử dụng nhiều tiếng Anh. Nếu bạn muốn so sánh tất cả chúng cùng một lúc, tốt nhất nên bắt đầu với danh mục hỗ trợ phút/cuộc họp AI.

Cách chính xác để soạn thảo một tài liệu là điều chỉnh nó cho phù hợp với môi trường bạn đang sử dụng. Nếu tài liệu công ty của bạn được thu thập trong Notion, hãy sử dụng Notion AI và nếu bạn muốn sử dụng tính năng viết trên tường cho mục đích chung, hãy sử dụng ChatGPT hoặc Gemini. Đối với những người muốn xem xét nhiều tùy chọn miễn phí, hướng dẫn sử dụng Meta AI cũng có thể hữu ích trong việc đưa ra quyết định.

Nếu công việc của bạn liên quan đến nhiều bài tập về nhà, kiểu trả về kết quả tìm kiếm kèm theo tài liệu tham khảo sẽ hiệu quả. Nếu bạn muốn kiểm tra mức độ dễ sử dụng bằng cách tiến hành nghiên cứu của Nhật Bản, hãy sử dụng Felo. Cách sử dụng nó được tóm tắt trong hướng dẫn đầy đủ của Felo.

Notta là công cụ phiên âm AI giúp chuyển đổi âm thanh từ các cuộc họp, phỏng vấn và video thành văn bản bao gồm cả tiếng Nhật. Nó hỗ trợ tải lên dữ liệu đã ghi và phiên âm theo thời gian thực của các cuộc họp trực tuyến như Zoom và các bản phiên âm đã tạo có thể được chỉnh sửa và tìm kiếm trên trình duyệt. Hơn nữa, bằng cách tóm tắt những gì đã nói, trích xuất từ ​​khóa và tạo liên kết chia sẻ, bạn có thể rút ngắn quá trình từ tạo biên bản sang chia sẻ chúng với các bên liên quan. Thích hợp cho người quản lý cuộc họp công ty, nhà văn, nhà nghiên cứu và nhân viên hỗ trợ khách hàng, những người coi trọng độ chính xác của nhận dạng giọng nói tiếng Nhật.

Ba cạm bẫy khi tự động hóa các nhiệm vụ linh tinh

Có khoảng ba lý do tại sao tự động hóa lại gây thất vọng. Biết được điều này trước khi thực hiện sẽ giúp bạn tránh được những chi phí không cần thiết.

Cạm bẫy 1: Xử lý ngoại lệ khiến công việc thủ công trở lại

Ngay cả khi bạn thiết lập xử lý hóa đơn tự động, nếu có một đối tác kinh doanh có định dạng khác, bạn sẽ chỉ phải xử lý thủ công một công ty đó. Hơn nữa, các nhiệm vụ mới như “tìm kiếm và phân phối các ngoại lệ” sẽ được thêm vào. Ngay cả khi tỷ lệ tự động hóa là 80%, mức giảm kinh nghiệm sẽ ở mức tối thiểu nếu vẫn còn thời gian để xác nhận.

Biện pháp đối phó rất đơn giản và bắt đầu bằng các nhiệm vụ có ít ngoại lệ. Chọn một nhiệm vụ trong đó 90% các mảnh có hình dạng giống nhau.

Cạm bẫy 2: Chi phí xác minh vượt quá chi phí công việc

AI đôi khi có thể nói dối như vậy. Về mặt kỹ thuật, đây là một hiện tượng được gọi là ảo giác. Khi làm việc với các con số hoặc danh từ riêng, mọi người phải kiểm tra tất cả các kết quả và cuối cùng nhận ra rằng việc tự viết chúng ra sẽ nhanh hơn.

Đối với các nhiệm vụ liên quan đến số lượng, ngày tháng và tên công ty, việc để AI “kiểm tra” sẽ an toàn hơn thay vì “chế tạo” AI. Khi thiết kế các hoạt động kiểm tra, khái niệm về lĩnh vực kiểm toán có thể hữu ích. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách để lại dấu vết, chúng ta sẽ sớm nói về việc tổ chức các công cụ AI để đánh giá nội bộ.

Cạm bẫy 3: Chỉ người tạo ra nó mới có thể sửa được

Cài đặt tự động hóa có thể rõ ràng đối với người tạo ra chúng nhưng chúng là hộp đen đối với người khác. Thời điểm người phụ trách được chuyển giao, chỉ còn lại hệ thống không ai chạm vào. Đây là một loài thuộc về mới.

Tuổi thọ của quá trình bạn tạo sẽ được kéo dài nếu bạn viết ra dù chỉ 4 dòng về những gì bạn đang làm, những gì bạn đang làm từ đâu, bạn sẽ đi đâu và khi nào bạn đang làm việc đó.

Cách chọn dụng cụ cho từng công việc/việc vặt

Khi chọn một công cụ, hãy quyết định không phải liệu nó có nổi tiếng hay không mà là câu hỏi bạn hiện đang mắc kẹt trong quy trình nào. Nếu vị trí tắc nghẽn khác nhau, công cụ chính xác cũng sẽ thay đổi.

Chúng tôi đã so sánh các điểm cản trở điển hình với các danh mục bạn nên xem xét.

Nói cách khác, giảm bớt các tác vụ linh tinh không phải là vấn đề "chèn một công cụ đa năng", mà là quá trình áp dụng từng công cụ một cho mỗi quy trình đang bị mắc kẹt.

Nếu bạn nghiêm túc về việc tự động hóa phiên âm, hãy xem danh mục tự động hóa AI và kiểm tra trước xem nó có tương thích với các dịch vụ mà công ty bạn sử dụng hay không. Chức năng dù có cao cấp đến mấy thì cũng vô nghĩa nếu đối tác không tương thích.

Nếu bạn thuê ngoài các hình ảnh minh họa và sự bắt mắt đi kèm với tài liệu của mình mỗi lần, đây cũng là một công việc có thể loại bỏ được. Tài liệu để xác định cách sử dụng và quyền được tóm tắt trong phần so sánh các công cụ tạo minh họa AI. Tuy nhiên, nếu bạn tiến tới xây dựng môi trường tạo hình ảnh của riêng mình, một công việc mới sẽ phát sinh: xây dựng môi trường. Đối với những người muốn biết trước trọng lượng, việc đọc trước sự khác biệt giữa ComfyUI và Stable Diffusion sẽ giúp bạn nhanh chóng quyết định xem có nên dùng thử hay không.

Nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả công việc hàng ngày của mình, một cách tắt là tìm kiếm thứ gì đó tương tự với công việc của bạn từ danh mục công cụ năng suất AI.

Notion AI là trợ lý AI được tích hợp vào không gian làm việc của Notion. Ngoài việc tạo, tóm tắt và dịch văn bản, nó còn được trang bị tính năng tìm kiếm doanh nghiệp để tìm kiếm chéo các tài liệu nội bộ, Slack và Google Drive, ghi chú cuộc họp AI tự động phiên âm và tóm tắt cuộc họp cũng như một AI agent tự động thực hiện các nhiệm vụ nhiều bước. Nó phù hợp cho các nhóm sử dụng Notion làm cơ sở tài liệu và muốn sử dụng kiến ​​thức cũng như tự động hóa các tác vụ mà không cần ký hợp đồng với một công cụ AI khác.

Người chơi thay đổi như thế nào tùy theo cá nhân, đội và công ty?

Ngay cả đối với cùng một công việc, nếu phạm vi di chuyển khác nhau thì động tác hiệu quả sẽ khác nhau. Con đường ngắn nhất là bắt đầu với những gì bạn có thể làm ở vị trí của mình.

Những gì bạn có thể làm với tư cách cá nhân

Trước khi tự động hóa, có một kỹ thuật từ chối và một kỹ thuật tích lũy. Tổ chức phê duyệt và trả lời theo múi giờ. Chuẩn bị năm câu trả lời tiêu chuẩn. Khi nhận được yêu cầu, tôi chỉ trả lời: ``Tuần này khó khăn quá, tuần sau có thể làm được không?'' Chi phí dụng cụ là 0 yên Nhật và trải nghiệm thay đổi đáng kể.

Sau đó, chúng tôi bắt đầu bằng việc bàn giao công việc mà chúng tôi có tài liệu cần thiết, chẳng hạn như biên bản cuộc họp và nghiên cứu sơ bộ, cho AI.

Bạn có thể làm gì với tư cách là một đội

Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm sẽ là bước đi lớn nhất của bạn. Chỉ cần thay đổi "Người để ý sẽ làm" thành "Người này sẽ làm trong tuần này" sẽ hình dung được sự mất cân bằng trong tải. Hệ thống nghĩa vụ không nhằm mục đích giảm bớt sự bất công mà là để làm cho gánh nặng trở nên rõ ràng hơn.

Một cách khác là tập trung các câu hỏi. Nếu câu hỏi tương tự được lặp lại, hãy đưa câu trả lời vào tài liệu và trả về một liên kết. Điều này sẽ giảm bớt một nửa công việc phải trả lời các câu hỏi.

Chúng ta có thể làm gì với tư cách là một công ty

Chỉ có công ty mới có thể kiểm soát hệ thống và luồng phê duyệt. Các khoản chi dưới 10.000 yên Nhật sẽ không cần phê duyệt nữa, tần suất nộp báo cáo sẽ giảm từ hàng tháng xuống hàng quý và tem sẽ được số hóa. Cho dù các cá nhân có nỗ lực đến đâu thì công việc mà hệ thống yêu cầu cũng không thể bị xóa bỏ.

Có thể giảm số bước phê duyệt xuống một bước trước khi giới thiệu công cụ này không? Sẽ hiệu quả hơn về mặt chi phí khi xem xét điều này.

Ban biên tập Phán quyết

Giảm bớt việc nhà không phải là vấn đề có thể giải quyết bằng cách bổ sung thêm công cụ. Ý kiến ​​thật lòng của tôi là nếu bạn làm đúng trình tự thì chắc chắn sẽ có kết quả.

Những thứ hiệu quả nhất là ``dừng lại'' và ``kết hợp lại.'' Hai thứ này có giá 0 yên Nhật và bạn có thể thử chúng bắt đầu từ tuần này. Nếu bạn bỏ qua bước này và đăng ký một công cụ có giá vài nghìn yên Nhật mỗi tháng, những công việc không cần thiết sẽ chỉ được thực hiện tự động. Thành thật mà nói, đó không phải là một sự cải thiện.

Việc sử dụng AI rất rõ ràng và có ba điều hữu ích: biên bản, nghiên cứu sơ bộ và bản nháp. Mặt khác, việc dựa vào AI để điều phối nội bộ và xử lý khiếu nại hiện nay là không hợp lý. Sẽ tốt hơn nếu coi đây là lãnh địa của con người.

Điều đầu tiên bạn nên làm là ghi lại công việc của mình trong tuần. Cả tôi và sếp đều sẽ có động thái khi đạt được con số ``120 giờ một năm, xấp xỉ 400.000 yên Nhật''. Việc giảm mà không cần đo lường có thể được hoàn thành trong khoảng ba ngày. Đây là đường phân chia lớn nhất.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q. Việc linh tinh và việc chung có nghĩa giống nhau không?

Nó gần, nhưng không giống nhau. Các công việc chung đề cập đến công việc văn thư được giao cho các trách nhiệm cụ thể trong một tổ chức, trong khi các nhiệm vụ linh tinh đề cập đến các nhiệm vụ chi tiết xảy ra khi trách nhiệm không rõ ràng. Việc tổ chức sẽ dễ dàng hơn nếu bạn cho rằng thời điểm bạn quyết định được người phụ trách thì những công việc linh tinh sẽ chuyển thành công việc chung.

H. Làm thế nào tôi có thể thoát khỏi tình trạng chỉ được giao làm những công việc linh tinh?

Cách nhanh nhất để làm điều này là ghi lại công việc của bạn trong một tuần và cho sếp xem những con số được quy đổi thành thời gian và tiền bạc. Bạn không thể thay đổi ấn tượng rằng “Tôi có rất nhiều công việc linh tinh”, nhưng bạn có thể thay đổi con số “7 giờ một tuần, khoảng 340 giờ một năm”. Sau đó, cuộc trò chuyện sẽ dễ dàng diễn ra hơn nếu bạn đề nghị ứng viên nghỉ việc hoặc giao phó mọi việc.

Q. Người ta nói rằng tốt hơn nên làm những công việc lặt vặt khi mới vào nghề, điều đó có đúng không?

Một số trong đó là sự thật. Biên bản và thanh toán là cách nhanh nhất để tìm hiểu động lực của một tổ chức và dòng tiền. Tuy nhiên, hãy tách các khoảng thời gian ra. Nếu bạn tiếp tục làm công việc tương tự trong hơn nửa năm, bạn không học được gì, bạn chỉ đang tạo áp lực cho chính mình.

H. Có công việc nào không nên giao cho AI không?

Có những nhiệm vụ đòi hỏi trách nhiệm và những nhiệm vụ liên quan đến thông tin không thể tiết lộ ra bên ngoài công ty. Nội dung liên quan đến giải quyết khiếu nại, xác định điều kiện hợp đồng và đánh giá nhân sự. Ngoài ra, khi xử lý thông tin cá nhân hoặc các số chưa công bố, vui lòng kiểm tra trước xem dịch vụ có được thiết lập để sử dụng dữ liệu đầu vào cho việc học hay không.

H. Các công cụ tự động hóa vẫn miễn phí có đủ không?

Đối với mục đích sử dụng cá nhân, có nhiều công cụ cho phép bạn kiểm tra phản hồi đầy đủ với cấp miễn phí. Tuy nhiên, có giới hạn về số lần thực hiện và số lượng dịch vụ có thể được liên kết, vì vậy gói trả phí sẽ trở nên thực tế hơn khi toàn bộ nhóm sử dụng nó hàng ngày. Trước tiên, bạn có thể tự động hóa một tác vụ bằng cách sử dụng bậc miễn phí và đo lường thời gian tiết kiệm được trước khi đưa ra quyết định.

Q. Nếu tôi giảm bớt công việc nhà, liệu đánh giá của tôi có bị giảm vì tôi có nhiều thời gian rảnh hơn không?

Công việc không phải là đối tượng để đánh giá, vì vậy việc giảm bớt chúng sẽ không làm giảm sự đánh giá của bạn. Đúng hơn, yếu tố quyết định là liệu bạn có thể làm điều gì đó hữu ích trong thời gian rảnh rỗi hay không. Nếu bạn quyết định làm một việc trong thời gian này đồng thời với việc cắt giảm bớt, bạn có thể ngăn không cho những khoảng trống trống được lấp đầy bởi những công việc mới.

Hỏi. Tôi muốn giảm bớt công việc cho cấp dưới nhưng nên bắt đầu từ đâu?

Vui lòng xem xét liệu có thể giảm số bước phê duyệt xuống một bước hay không. Chỉ những người ở vị trí quản lý trở lên mới có thể thực hiện các thay đổi đối với hệ thống và có những nhiệm vụ không thể loại bỏ được nếu nỗ lực của từng cá nhân. Đồng thời, nếu bạn kiểm tra xem có bao nhiêu công việc linh tinh được thực hiện cho ai trong nhóm trong một tuần, bạn có thể thấy sự mất cân bằng về số lượng.

Xem các so sánh/lựa chọn thay thế liên quan

Các công cụ bạn nên chọn sẽ khác nhau tùy thuộc vào tính chất của công việc. Chúng tôi đã liệt kê các kết hợp dễ bị nhầm lẫn do cách sử dụng tương tự của chúng.

• Notta vs Otter.ai - hai so sánh đầu tiên về tự động hóa biên bản cuộc họp
• Notta vs Rimo Voice – Cái nào tốt hơn trong các cuộc họp ở Nhật?
• ChatGPT vs Notion AI - Bạn nên dựa vào cái nào cho các tác vụ tạo tài liệu?
• ChatGPT vs Gemini - So sánh với tư cách là người soạn thảo chung
• Felo vs Perplexity - So sánh nơi giao phó bài tập về nhà của bạn
• Các lựa chọn thay thế để Thực hiện — khi tìm kiếm các tùy chọn khác cho tự động hóa phiên âm
• Công cụ thay thế cho n8n — Ứng viên nếu bạn muốn chạy nó trên máy chủ của riêng mình
• Các công cụ thay thế cho Notta — Khi xem xét chuyển đổi dựa trên độ chính xác của bản sao và giá

Đọc cái này vào lần sau. Nếu bạn cảm thấy các nhiệm vụ linh tinh liên quan đến sao chép và phê duyệt là khó khăn nhất, trước tiên hãy xem danh mục tự động hóa AI. Bạn có thể kiểm tra xem các dịch vụ bạn đang sử dụng có tương thích với các "quy trình bị kẹt" được liệt kê trong bài viết này hay không.

Gemini là trợ lý AI tương tác do Google cung cấp và là chatbot AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, viết câu, tóm tắt và tạo ý tưởng dưới dạng trò chuyện. Nó có thể đọc nội dung không chỉ từ văn bản mà còn từ hình ảnh và tệp, đồng thời có thể được sử dụng để sắp xếp các điểm chính của tài liệu, văn bản email nháp, cách diễn đạt lại cụm từ, v.v. Nó cũng hỗ trợ các câu trả lời dựa trên thông tin tìm kiếm của Google và tích hợp với các dịch vụ của Google như Gmail, Google Docs và Google Drive. Đối với các cá nhân và nhóm thường làm việc hoặc học tập trong môi trường Google, ưu điểm là dễ dàng thực hiện từ nghiên cứu đến sáng tạo trong cùng một quy trình.

Trang web chính thức của từng công cụ (thông tin chính)

Giá cả, chức năng và phạm vi hỗ trợ là thông tin chính được cung cấp bởi trang web chính thức của mỗi công ty. Bài viết này dựa trên xác minh tại thời điểm xuất bản, nhưng hãy nhớ kiểm tra từng trang chính thức để biết các điều kiện chính xác và mới nhất.

• Notta — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Notion AI — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• Gemini — Trang web chính thức (xem chi tiết)
• ChatGPT — Trang web chính thức (xem chi tiết)

Bài viết liên quan

• [Mới nhất năm 2026] 7 công cụ AI được đề xuất dành cho cố vấn và nhà tâm lý học | Cách chọn theo công việc
• AI có thể làm gì trong lĩnh vực huấn luyện/tư vấn? Sử dụng thực tế (ấn bản 2026)
• AI có thể làm gì cho đầu tư bất động sản? 12 công dụng thiết thực trong năm 2026
• AI có thể làm gì tại các công trường xây dựng? Thực tế sử dụng năm 2026
• AI có thể làm gì cho các công ty khởi nghiệp CNTT? 15 công dụng thực tế (ấn bản 2026)