Đây là hướng dẫn thực hành của ban biên tập về 8 công cụ AI có hiệu quả trực tiếp trong công việc hành chính và trợ lý cũng như việc lặp lại việc tạo tài liệu.
Những vấn đề thường gặp của nhân viên hành chính/trợ lý
Lặp lại việc tạo tài liệu
Điều chỉnh lịch trình
Số lượng email trả lời
Những việc này có thể được tự động hóa một phần bằng AI. Cách tắt là chọn một trong những công cụ được đề xuất bên dưới và dùng thử.
Các công cụ AI được đề xuất cho văn phòng/trợ lý
- 1 Microsoft 365 Copilot 3.09 trả phí Phù hợp cho công việc này Kết nối trực tiếp với công việc lặp đi lặp lại trong Word, Excel, Outlook và Teams, phù hợp với những bộ phận hành chính tạo nhiều tài liệu và xử lý email. Tạo biên bản từ ghi chú cuộc họp, biên dịch chúng trong bảng tính Excel và tạo thư trả lời Outlook cũng như bản nháp PowerPoint. Tìm hiểu thêm về Microsoft 365 Copilot →
- 2 freee AI 3.24 Freemium Nó có thể được sử dụng để đọc hóa đơn và biên lai, tạo ứng viên ghi nhật ký và giảm gánh nặng đầu vào cho nhân viên hành chính, những người cũng là kế toán. Bằng cách này, bạn có thể nhập hình ảnh biên nhận và tệp PDF hóa đơn, kiểm tra đối tác kinh doanh, số tiền và các mục tài khoản ứng viên rồi gửi chúng đến bộ phận xử lý kế toán. Tìm hiểu thêm về AI miễn phí →
- 3 Yoom 3.34 Freemium Thích hợp cho SaaS này Nó có thể tự động hóa các bài đăng và thông báo giữa SaaS mà không cần mã và phù hợp với các trang web có nhiều quy trình thông thường như đặt hàng, thanh toán và đăng ký. Đăng ký các phản hồi biểu mẫu được sử dụng theo cách này vào bảng tính và liên kết chúng với các yêu cầu phê duyệt, tạo hóa đơn và thông báo Chatwork. Tìm hiểu thêm về Yoom →
- 4 PLAUD NOTE 4.02 Paid Thích hợp cho lĩnh vực này Nó có thể xử lý mọi thứ từ ghi âm đến tóm tắt các cuộc gặp mặt trực tiếp và các bản ghi nhớ qua điện thoại, đồng thời phù hợp cho công việc văn phòng cũng như xử lý biên bản cuộc họp và tổ chức các quyết định. Sử dụng phương pháp này để ghi lại các cuộc họp, trích xuất các quyết định, người phụ trách, thời hạn, các mục chưa được xác nhận và chia sẻ với các bên liên quan. Xem chi tiết PLAUD NOTE →
- 5 Superhuman 3.15 Trả phí Ứng dụng này phù hợp với những văn phòng phải giải quyết nhiều câu hỏi vì nó tóm tắt một lượng lớn email đến và có thể tạo câu trả lời dựa trên những hướng dẫn ngắn gọn. Tóm tắt các chủ đề dài mà bạn sử dụng theo cách này và chuẩn bị phản hồi cho những việc như xác nhận thanh toán, lên lịch và gửi tài liệu theo phong cách viết của công ty bạn. Xem chi tiết về Superhuman →
- 6 Workmate 1.81 Freemium Thích hợp cho những nơi làm việc nơi việc điều chỉnh lịch trình có thể được thực hiện đơn giản bằng cách CC gửi email được gửi tới đây và dành thời gian để kiểm tra ngày của ứng viên cả trong và ngoài công ty. Bằng cách này, nó hiển thị ngày giờ của ứng viên cho khách mời, phỏng vấn và các cuộc họp thường xuyên, đồng thời cho phép bạn kiểm tra thời gian rảnh của người tham gia và thậm chí thêm họ vào lịch của họ. Tìm hiểu thêm về Đồng nghiệp →
- 7 Pencil'd 1.76 Phí Thích hợp cho công việc lễ tân cho các doanh nghiệp nhỏ, vì nó có thể đóng vai trò là phản hồi chính và chấp nhận đặt chỗ trong những thời điểm không thể trả lời các cuộc gọi điện thoại. Bằng cách này, nó sẽ phản hồi các cuộc gọi đến ngoài giờ làm việc hoặc trong các cuộc họp, thu thập các yêu cầu, tên, thông tin liên hệ, ngày giờ mong muốn và thông báo cho bạn. Xem chi tiết về Pencil'd →
- 8 Docsumo 2.83 Trả phí Thích hợp cho ứng dụng này Bạn có thể trích xuất các mục cần thiết từ hóa đơn, đơn đặt hàng và báo cáo ngân hàng, phù hợp với công việc văn phòng cần nhiều giấy tờ hoặc công việc nhập PDF. Bằng cách này, tên khách hàng, số hóa đơn, số thuế, ngày thanh toán được trích xuất và sau khi xác nhận sẽ liên kết với phần mềm kế toán và bảng quản lý. Xem chi tiết về Docsumo →
Cách sử dụng trong công việc văn phòng/trợ lý
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các nhiệm vụ văn phòng/trợ lý phổ biến kèm theo lời nhắc mà bạn có thể sao chép và dán. Chúng tôi khuyên bạn nên thử trước, sau đó viết lại từ ngữ cho phù hợp với tình hình của công ty bạn.
Dữ liệu hóa đơn
Vui lòng trích xuất tên đối tác kinh doanh, ngày lập hóa đơn, thời hạn thanh toán, số tiền không bao gồm thuế, thuế tiêu thụ, số tiền đã bao gồm thuế và địa chỉ chuyển tiền từ hóa đơn PDF này ở định dạng bảng.
Mẹo: Thực hiện kiểm tra lần cuối với bản PDF gốc
Tạo email điều chỉnh lịch trình
Vui lòng soạn một email lịch sự đưa ra ba lựa chọn cho cuộc gặp kéo dài 30 phút với đối tác kinh doanh. Ngày dành cho ứng cử viên là sáng Thứ Ba tuần tới, chiều Thứ Tư và 3 giờ chiều Thứ Sáu.
Mẹo: Ghi lại múi giờ và thời gian di chuyển
Tổ chức ghi nhớ cuộc họp
Hãy tách bản ghi nhớ cuộc họp tiếp theo của bạn thành các mục cần quyết định, người phụ trách, thời hạn, các mục đang chờ xử lý và các mục sẽ được xem xét vào lần tiếp theo, đồng thời chuẩn bị chúng để chia sẻ nội bộ.
Mẹo: Không xác định những trách nhiệm mơ hồ
Thuật ngữ văn phòng/trợ lý và mẹo đưa ra hướng dẫn cho AI
Các thuật ngữ như "thanh toán", "đặt hàng" và "chuẩn bị tài liệu" được sử dụng hàng ngày trong công việc hành chính và trợ lý. Khi đưa ra hướng dẫn cho AI, độ chính xác sẽ tăng lên nếu bạn sử dụng đúng các thuật ngữ công việc này.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng AI trong công việc văn phòng và trợ lý
- ● Việc thanh toán, lương và My Number tuân theo các quy định nội bộ.
- ● Vui lòng kiểm tra riêng các yêu cầu lưu trữ theo Đạo luật kế toán điện tử.
- ● Ứng viên đăng ký vào tạp chí AI được người quản lý kế toán phê duyệt
Chúng tôi tập trung vào các vấn đề cụ thể liên quan đến công việc văn phòng và trợ lý. Có ba nguyên tắc cơ bản phổ biến trong ngành: không chuyển thông tin cá nhân hoặc thông tin hợp đồng trực tiếp cho AI, không gửi đầu ra trực tiếp ra bên ngoài và đảm bảo rằng các hoạt động được người phụ trách xem xét.
Các bài viết chi tiết liên quan đến công việc văn phòng và trợ lý
[Mới nhất năm 2026] 5 So sánh Công cụ AI dành cho Trợ lý Hành chính | Xếp hạng thực tế
So sánh xếp hạng của năm công cụ AI giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày như xử lý hóa đơn, biên bản cuộc họp và điều chỉnh lịch trình từ góc độ của nhân viên văn phòng và trợ lý. Chúng tôi đã sắp xếp thông tin mới nhất cho năm 2026 về cách đưa ra lựa chọn dựa trên giá cả và hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Nhật, để bạn có thể tìm thấy một sản phẩm cụ thể mà bạn có thể thử bắt đầu từ ngày mai.
Ngày 6 tháng 6 năm 2026
Thị trấn AI là gì? Khả năng và cách chọn trợ lý email thường trú “Townie” (phiên bản 2026)
Town AI là trợ lý AI thường trú hoạt động dựa trên email. Từ góc độ thực tế, chúng ta sẽ thảo luận về các chức năng, ứng dụng được liên kết và giá cả của "Townie", có địa chỉ @town.com riêng, nó khác với Cora như thế nào và liệu nó có phù hợp với các đội Nhật Bản hay không.
Ngày 22 tháng 7 năm 2026
[Mới nhất 2026] Hướng dẫn đầy đủ về Sider AI | Cách sử dụng, giá cả và danh tiếng của Chrome Extended AI Assistant
Sider AI cho phép bạn chuyển đổi giữa ChatGPT, Claude và Gemini bằng một tiện ích mở rộng. Hướng dẫn giới thiệu phiên bản 2026 cho phép bạn kiểm tra cách sử dụng trợ lý AI được tăng cường của Chrome, trợ lý này có thể được gọi trên bất kỳ trang nào bạn đang duyệt, bảng giá và đánh giá từ những người dùng đã thực sự sử dụng nó.
Ngày 5 tháng 4 năm 2026
KageMee là gì? Chức năng và phí của trợ lý hội nghị AI cho ngành xây dựng (phiên bản 2026)
Trung bình mỗi cuộc họp mất 50 phút để lập biên bản và 20 phút mỗi cuộc họp để tra cứu thuật ngữ kỹ thuật. KageMee là trợ lý cuộc họp AI trên máy tính để bàn mà Arent Co., Ltd. bắt đầu cung cấp vào tháng 5 năm 2026 và thực hiện phiên âm, dịch thuật, giải thích thuật ngữ kỹ thuật và tóm tắt trong các cuộc họp theo thời gian thực. có gói miễn phí (¥0/tháng). Chúng tôi sẽ tổ chức năm chức năng và nơi làm việc thích hợp.
Ngày 29 tháng 7 năm 2026
Đá quý là gì? Cách sử dụng AI của riêng bạn được tạo bằng Gemini, phí và sự khác biệt so với GPT
Gem là một trợ lý AI có mục đích cụ thể được tạo ra bên trong Gemini. Bạn không còn phải gõ cùng một hướng dẫn mỗi lần và bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện trong khi đọc tài liệu. Chúng tôi đã tóm tắt cách sử dụng miễn phí, 4 bước để tạo nó, sự khác biệt giữa ChatGPT và GPT, các tình huống không phù hợp và sự khác biệt so với các "Đá quý" khác.
Ngày 28 tháng 7 năm 2026
So sánh Seedance và Claude về hiệu suất và giá thành | Bạn nên trả tiền cho cái nào (phiên bản 2026)
Seedance (tạo video AI) và Claude (trợ lý AI) là những công cụ thuộc các danh mục khác nhau. Chúng tôi đã sắp xếp các khoản phí sẽ được tính dựa trên hiệu suất video của ELO 1.269, phí hàng tháng khoảng 20 USD, bậc miễn phí và mục đích sử dụng thương mại.
Ngày 24 tháng 6 năm 2026
[Mới nhất 2026] Quy trình làm việc AI bán tự động hóa công việc văn phòng | Ví dụ về triển khai Zapier×ChatGPT
Phát hành hóa đơn, trả lời email, điều chỉnh lịch trình và tạo tài liệu. Chúng tôi đã phát hành một kế hoạch chi tiết cho công việc văn phòng lặp đi lặp lại hàng ngày bán tự động hóa bằng cách sử dụng sự kết hợp giữa Zapier và ChatGPT, cùng với hướng dẫn về cách kết nối nó. Nó cũng hiển thị thứ tự ưu tiên của những nhiệm vụ cần bắt đầu tự động hóa, vì vậy bạn có thể thử từng nhiệm vụ một trong trường bắt đầu từ ngày mai.
Ngày 6 tháng 6 năm 2026
AI nào mạnh về vấn đề thuế? 7 công cụ AI dành cho kế toán thuế, doanh nghiệp kế toán và cách lựa chọn theo ứng dụng (phiên bản 2026)
Đối với các kế toán thuế và công ty kế toán đang tìm kiếm AI mạnh về vấn đề thuế, chúng tôi so sánh bảy cuốn sách lớn, bao gồm ChatGPT, Claude và NotebookLM, theo mục đích ghi nhật ký, khai thuế cuối cùng, tư vấn thuế và tiết kiệm thuế. Ban biên tập đã xác định sự tương thích giữa phí, hỗ trợ tiếng Nhật và vấn đề thuế, thậm chí còn chỉ ra cấu trúc của hai trụ cột cần thiết lập ngay từ đầu cũng như những điểm cần lưu ý khi nhập thông tin về khách hàng.
Ngày 4 tháng 6 năm 2026
Câu hỏi thường gặp
H. Có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian mỗi tháng bằng cách sử dụng AI trong công việc/hỗ trợ văn phòng?
Q. Công cụ AI nào phù hợp với vai trò quản trị/trợ lý?
Hỏi. Tôi nên thiết kế lời nhắc dành cho hành chính/trợ lý như thế nào?
Hỏi. Tôi nên cẩn thận điều gì khi sử dụng AI cho công việc hành chính/trợ lý?
Tư vấn miễn phí về việc sử dụng AI cho công việc văn phòng và trợ lý
ban biên tập của chúng tôi sẽ cung cấp lời khuyên miễn phí từ quan điểm trung lập về cách lựa chọn, sử dụng và triển khai các công cụ phù hợp với nhiệm vụ hành chính/trợ lý của bạn.
Phí tư vấn/phí giới thiệu 0 yên Nhật Thường trả lời trong vòng 1 ngày làm việc
Tại sao không xem xét việc sử dụng AI trong các ngành nghề khác?
Chúng tôi đã xuất bản hướng dẫn thực hành cho 25 ngành nghề.
